Положение о ведении кассовых операций в 2018 году образец скачать

Порядок ведения кассовых операций изменился. В статье расскажем, что поменялось и как вести кассу в 2019 году.

Как вести кассу: изменения, свежие новости

Касса фирмы или предпринимателя — это наличные деньги, используемые в бизнесе. Также под кассой понимается подразделение, осуществляющее операции с наличными деньгами, и помещение, где это подразделение располагается.

Кассовыми операциями называют операции с наличными деньгами и их учет.

Малый компании могут вести кассу в общем порядке, а могут — в упрощенном (п. 1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, далее — Указание № 3210-У). Упрощенным порядком могут воспользоваться все ИП и фирмы — субъекты малого бизнеса. Остальные компании должны вести в общем порядке.

Смотрите подробнее в видеолекции Надежды Самковой «Кассовые операции» в Школе главбуха малого предприятия.

Смотреть

Общий порядок ведения включает в себя:

1. прием наличных денег с оформлением приходныхо рдеров (ПКО);
2. выдачу (расходование) наличных денег с оформлением расходных ордеров (РКО);
3. соблюдение лимита расчетов наличными;
4. оформление кассовой книги.

Чтобы иметь возможность хранить наличные в кассе без ограничений и не составлять ПКО, РКО и кассовую книгу, оформите приказ об отмене лимита и об отказе от оформления кассовых документов. Примерный образец приведен ниже.

Скачать образец

В Школе главбуха малого  предприятия вы можете скачать образцы локальных актов по кассе, которые отвечают всем требованиям налоговых органов.

Как принимать наличные

Если вы продаете товары, выполняет работы или оказывает услуги за наличный расчет, то обязаны обязан применять контрольно-кассовую технику (ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, далее — Закон № 54-ФЗ). При поступлении денег от покупателя или клиента необходимо пробить чек. Он подтверждает получение оплаты.

По некоторым видам деятельности продавцы вправе не пробивать чеки и не выдавать покупателям документов об оплате. 

Виды деятельности, по которым продавец вправе не использовать ККТ

№ п/пВиды деятельности

1	Продажа через газетно-журнальные киоски газет, журналов и сопутствующих товаров. При условии, что доля газет и журналов в общем товарообороте превышает 50%. А сопутствующие товары поименованы в региональном перечне
2	Продажа ценных бумаг
3	Продажа водителем или кондуктором в салоне транспортного средства проездных документов (билетов) и талонов для проезда в общественном транспорте
4	Продажа питания школьникам и работникам школ во время учебных занятий
5	Торговля товарами на рынках, ярмарках и выставочных комплексах. Исключение — торговля непродовольственными товарами с открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений
6	Разносная торговля с ручных тележек, корзин, лотков. Исключение — торговля технически сложными товарами и продовольствием, требующими особых условий хранения и продажи
7	Торговля в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив
8	Торговля из цистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином
9	Торговля вразвал овощами и фруктами
10	Продажа лотерейных билетов*
11	Реализация религиозных предметов, услуг*
12	Продажа почтовых марок по номинальной стоимости*
13	Прием от населения стеклопосуды и утильсырья, кроме металлолома
14	Ремонт и окраска обуви**
15	Изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей**
16	Присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами**
17	Реализация изделий народных художественных промыслов**
18	Вспашка огородов и распиловка дров**
19	Услуги носильщиков на железнодорожных вокзалах, автовокзалах, аэровокзалах, в аэропортах, морских, речных портах**
20	Сдача индивидуальным предпринимателем в аренду собственных жилых помещений **

Источник: https://www.26-2.ru/art/351595-poryadok-vedeniya-kassovyh

Порядок ведения кассовых операций в 2018 году

С августа 2017 года действует новый порядок ведения кассовых операций. На 2019 год никаких новшеств законодателями пока не запланировано. В статье рассказано, как бухгалтеру вести операции с наличными, выдавать деньги подотчет, оформлять документы правильно, соблюдать кассовую дисциплину в 2019 году.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

Малые компании и ИП вправе не рассчитывать лимит кассы. Подобное решение закрепите приказом. Тогда на законном основании вы можете хранить сколько угодно наличности, без ограничения. Образец документа смотрите в нашей статье.

Скачать бесплатно образец приказа на работу без кассового лимита в 2019 году (для субъектов малого бизнеса)

Если малыми вы становитесь в течение года и решаете вести бизнес без лимита, то с этого момента вы вправе прекратить его придерживаться. Оформите решение приказом.

Иначе лимит обязателен. Определяет показатель компания (ИП) самостоятельно в приказе (смотрите образец в статье), желательно с приложением расчета. При этом рекомендуется учитывать специфику бизнеса и объемы поступлений и выдач наличных. Формулы расчета берите из Порядка ведения кассовых операций. Способа расчета – два:

Способ 1. Исходя из наличной выручки;

Способ 2. Исходя из наличных трат.

Данные для расчета берутся произвольно, на выбор компании, за какой-то период в прошлом. Конечно, на практике выбор расчетного периода целесообразно как-то обосновать, хотя бы для себя.

Если компания только что создана, расчет лимита ведите исходя из ожидаемых доходов или трат. При совершении первых операций вы можете пересчитать установленное значение. У компании (ИП) есть право пересчитывать лимит в течение года сколько угодно раз. Любое серьезное изменение в работе может служить основанием для пересмотра лимита кассового остатка и расчета новой величины.

Скачать бесплатно образец документа на кассовый лимит в 2019 году

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

Если ОП перечисляет свою выручку на собственный расчетный счет, не обращаясь к кассе головной организации, то надо установить для такого ОП свой собственный лимит. Брать во внимание установки по другим подразделениям и самой «головы» в таком случае не нужно. То есть у ОП будет свой показатель, у головного офиса – свой.

Если ОП сдает заработанное в кассу головной организации, не используя собственный расчетный счет, то «головной» лимит рассчитывается в целом по организации. То есть с учетом подобных ОП.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

По общему правилу, если на вашем предприятии установлен лимит кассы, хранить наличные без опасений вы можете лишь в заявленных вами границах.

То есть на конец каждого дня в вашем распоряжении может оставаться не больше утвержденной суммы. Излишек нужно сдавать в банк.

Если вовремя этого не сделать и превышение обнаружат проверяющие, возможен серьезный штраф: от 40 000 до 50 000 руб. – для фирм, от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц и ИП (ст. 2.4 и 15.1 КоАП РФ).

Из общего правила есть два исключения:

Исключение 1. Обычной дисциплиной в части лимита можно пренебречь в период выдачи зарплаты, пособий, соцвыплат, стипендий и других сумм из зарплатного фонда. Оставлять в кассе средства для этих целей разрешается в течение пяти рабочих дней, после чего сверхлимитную наличность отнесите в банк.

Исключение 2. Накопление денег сверх меры допустимо по выходным и праздничным дням, в которые бывает задействована касса. В первый рабочий день, обозначенный в вашем приказе для сдачи сверхлимита в банк, инкассируйте лишнее.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Лимита наличности в кассе у вас может не быть, если вы являетесь представителем малого бизнеса и воспользовались соответствующей льготой.

А вот другой стоимостной «барьер» – по наличным расчетам с контрагентами – соблюдать должны все. Даже компании-«малыши». Этот лимит в 2019 году, как и за прошлые годы, равен 100 тыс. руб.

в рамках одного договора (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У).

Например, компания закупает у другого юрлица или ИП в рамках одного договора материальные ценности стоимостью 125 тыс. руб. Оплачивать покупку планируется частями. Значит, совокупная сумма всех платежей онлайн по договору может быть 100 тыс. руб. или меньше – на выбор плательщика. Максимально возможный остаток – 25 тыс. руб. – должен быть перечислен офлайн – по безналу.

В отношении наличных расчетов с физлицами такого неудобного ограничения нет.

Кассовые правила

Кассовая дисциплина предполагает, что установленные правила должны соблюдаться всякий раз в работе с наличностью. Не должно оставаться неоформленных случаев поступления денег в компанию (ИП) или, наоборот, их расходования. Далее мы расскажем, на что следует обращать внимание в 2019 году в общем случае и по некоторым конкретным случаям.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

За наличку отвечает работник, выбранный руководителем организации (ИП). Кассовый учет может осуществлять и сам руководитель (ИП).

Если кассиров в штате несколько, среди них нужно выбрать одного старшего, возложив на него соответствующие рабочие функции.

В этом случае хорошо оформить две должностные инструкции – под должность обычного и под должность старшего кассира – для различения сферы ответственности.

Пропишите структуру кассового подразделения в своем локальном акте. Например, в положении о кассовых операциях в 2019 году.

Документальное оформление кассовых операций

На прием «живых» денег нужно оформить ПКО (форма № КО-1), на их расходование – РКО (форма № КО-2). Создание этих документов вменено всем организациям. А вот граждане, занимающиеся предпринимательством, вправе их не составлять. Соответственно, коммерсанту не понадобится и журнал для регистрации ордеров.

Когда деньги принимаются с использованием ККТ или БСО, на все проведенные за смену операции разрешается оформлять один сводный ПКО. В нем будет общая сумма наличных за отработанный период. Сводный ПКО создается на основании контрольной ленты ККМ, корешков БСО и т. д. То же самое правило действует и в отношении РКО.

Приводим примеры заполнения ПКО и РКО на 2019 год.

Скачать пример заполнения приходного кассового ордера 2019

Скачать пример заполнения расходного кассового ордера 2019

Кассовые операции: кто подписывает документы

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году предусматривает, что кассовые документы визирует главбух или бухгалтер. А при их отсутствии – руководитель. Также требуется виза кассира.

Кроме того, этот специалист обычно оснащается печатью (штампом). Например, это может быть печать с названием компании, ее ИНН и словом «Получено».

Кассир ставит оттиск, тем самым подтверждая, что все сделано.

Заметим, что если «денежный» участок полностью ведет директор и всю необходимую документацию оформляет целиком он же, то и подписи требуются только его.

Прием наличных

Мы уже привели выше пример заполнения ПКО. Именно по этой форме принимаются в кассу наличные.

Обязанности кассира:

• проверить на ПКО подпись главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подпись руководителя), сверив ее с имеющимся образцом;
• убедиться, что сумма цифрами и прописью соответствуют друг другу;
• просмотреть и в зависимости от ситуации получить от вносителя средств документы, поименованные в ПКО;
• пересчитать вносимые деньги полистным, поштучным способом. Пересчитывать купюры нужно в присутствии вносителя, чтобы он мог наблюдать за всем процессом;
• сверить сумму в ПКО с фактически полученной и, если все сходится, подписать ПКО, поставить печать/штамп на квитанции к ПКО и отдать эту квитанцию лицу, внесшему наличность.

Выдача наличных: кассовая дисциплина

Пример заполнения РКО найдете выше. Именно по нему происходит выдача средств из кассы. Обязанности кассира по этому документу:

• проверить подпись главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подпись руководителя), сверив ее с имеющимся образцом;
• убедиться, что сумма цифрами и прописью соответствуют друг другу;
• просмотреть и в зависимости от ситуации получить от вносителя средств документы, поименованные в РКО;
• идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность) – выдача денег лицу, не указанному в РКО, запрещена;
• подготовить запрашиваемую сумму;
• передать получателю ордер для подписания;
• пересчитать подготовленные деньги полистным, поштучным способом. Пересчитывать купюры нужно в присутствии вносителя, чтобы он мог наблюдать за всем процессом;
• непосредственно выдать деньги и подписать РКО.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Для выдачи зарплаты сначала готовится расчетно-платежная либо платежная ведомость (формы № Т-49 и № Т-53 соответственно). В этом документе должен быть указан срок выдачи зарплаты наличкой, определенный руководителем. Срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Каждый сотрудник обязательно должен расписаться в ведомости.

Далее составляется единый РКО – на фактически выплаченную сумму. Сделать это нужно в последний день выплаты зарплаты или досрочно, если всю зарплату уже раздали. В таком РКО не нужно указывать ни конкретных фамилий получателей, ни реквизитов документов, удостоверяющих личность.

Если в последний день выдачи зарплаты кого-то из сотрудников не рассчитали, кассир напротив его фамилии и инициалов делает запись «депонировано». Либо для этого можно использовать соответствующий штамп. Дальнейшие обязанности кассира:

• подсчитать общую выданную сумму и ту, которую надо депонировать;
• записать результаты в ведомость;
• свериться с итогом, указанным в ведомости;
• подписать ведомость и отдать ее на визирование главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).

Если речь идет о какой-то разовой операции (например, это могут быть выплаты увольняющемуся сотруднику), то можно вполне обойтись без ведомости, а выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

До 19 августа 2017 года деньги в подотчет можно было выдавать только по заявлению от имени подотчетного лица в произвольной форме. Обязательно в таком заявлении должны фигурировать требуемая сумма и срок, на который запрашиваются деньги. На основании данного документа, подписанного руководителем, уже составляется РКО.

После 19 августа вы можете по-прежнему оформлять заявление от сотрудника. Либо перейти на новый вариант: просто издавать соответствующий приказ руководителя. Форма – также произвольная.

Кроме того, с этой же даты разрешено выдавать деньги подотчетному лицу, даже если за ним числятся старые долги. То есть когда он полностью еще не отчитался за предыдущие авансы. Теперь, повторим, это не помеха.

Главное, чтобы сама компания была уверена, что сотрудник все же отчитается за полученные средства.

Ведь без надлежащего документального подтверждения выданные средства нельзя признать в целях учета обоснованными тратами.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

Движение денег между ОП и головной организацией оформляется ПКО или РКО – в зависимости от характера совершенной операции.

Регламент снабжения наличными своих ОП каждая фирма разрабатывает самостоятельно.

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Обязанности кассира, если кто-то желает взять деньги из кассы по доверенности (например, за заболевшего родственника):

• сравнить ФИО получателя, указанное в РКО, с ФИО доверителя из доверенности;
• сопоставить ФИО из расходного ордера и доверенности с данными паспорта доверителя;
• сделать отметку «по доверенности» в расчетно-платежной (платежной) ведомости. Отметка ставится перед подписью лица, которому выдаются деньги;
• оставить себе доверенность, приложив ее к ордеру (расчетно-платежной (платежной) ведомости).

Копия доверенности разрешается в том случае, когда она оформлена на получение нескольких выплат у различных юрлиц (ИП). Копию надо заверить в порядке, установленном организацией (ИП).

Если несколько выплат полагается у вашей одной организации (ИП), то оригинал можно забрать сразу.

При каждой выплате к РКО будете прикладывать копию, за исключением последнего платежа – тогда приложите оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Книга учета по форме № КО-5 понадобится, если у компании (ИП) функционирует не одна касса, а несколько. Тогда старший кассир отражает в данной книге «обналичивание» своих подопечных в течение рабочего дня.

Кассовая книга

Книга по форме № КО-4 должна быть у всех компаний. Для ИП сделана поблажка – данный регистр можно не заводить.

Заполняйте книгу, ориентируясь на выписанные за день ПКО и РКО. Сверяясь с ними, в конце рабочего дня кассир выводит в этом учетном регистре остаток наличности. Обязательно надо убедиться, что фактически такой остаток в кассе присутствует. То есть надо физически пересчитать всю наличку. Если все в порядке, кассир подписывает заполненный лист книги.

Далее аналогичную сверку проводит главбух или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), ставит свою подпись.

Контроль за формой № КО-4 – зона главбуха, а при его отсутствии – это забота руководителя.

Кассовая книга обособленного подразделения

У каждого ОП, которое совершает операции с наличными, должна быть своя КО-4. Об общих правилах заполнения данного документа мы поговорили в предыдущем разделе.

Копию листа книги ОП отправляет в головную организацию в порядке, установленном самой организацией. При разработке порядка учитывайте срок составления бухгалтерской отчетности, так как для заполнения бухгалтерских форм нужны полные корректные данные по всем участкам работы. В том числе и по кассе.

Способ оформления кассовых документов и книг

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году требует, чтобы документы по кассе оформлялись стандартно – либо на бумаге, либо электронно.

Бумажные доки можно оформить от руки. Или воспользуйтесь компьютером. Подписи в любом случае потребуются собственноручные. Исправления (кроме ПКО и РКО) вносить можно – с проставлением даты правки, ФИО и подписи лица, ответственного за корректировки.

А вот документы в электронном виде подписываются электронными подписями. И вносить какие-либо исправления в файлы запрещено. Используемые электронные носители (программы) должны быть надежно защищены от несанкционированного доступа, порчи и потери информации.

Источник: https://www.Zarplata-online.ru/art/160834-poryadok-vedeniya-kassovyh-operatsiy-v-2019-godu

Образец положения о ведении кассовых операций

Источник: журнал «Главбух»

Новый кассовый порядок, который действует с 1 июня, множество процедурных вопросов по кассе отдает на откуп руководителю компании (Указание Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У).

Например, директор должен сам определить, где и как оборудовать кассу, каким образом организовать хранение документов, утвердить порядок и сроки проведения кассовых ревизий.

Еще больше правил устанавливает руководитель той компании, в которой есть обособленные подразделения.

Можно каждое решение руководителя оформить отдельным приказом. Но удобнее оформить единый документ — положение о ведении кассовых операций. А в нем собрать если не все, то большую часть важных дополнений к официальному кассовому порядку.

Причем сформулировать свои правила так, чтобы выполнить их было просто, но это не шло в ущерб организации. Не упустить главного при оформлении такого документа вам поможет наша статья. А готовый образец положения о ведении кассовых операций представлен ниже.

Самая важная информация, которую надо включить в положение

В положении не нужно дублировать требования из Указания № 3210-У. Достаточно сделать ссылку на этот документ. (1) Подробно надо расписать только те его пункты, которые четко не сформулированы, а также моменты, урегулирование которых Банк России прямо возлагает на руководителя компании.

Где и какая в компании касса (2). Директор компании сам определяет, каким должно быть в компании место для проведения кассовых операций, то есть касса (п. 2 Указания № 3210-У).

Можно предусмотреть, что в ней есть зарешеченное окошко, через которое кассир выдает и получает деньги. А сейф, в котором они хранятся, накрепко приделан к полу. Но если такие предосторожности директор считает лишними, то в положении можно лишь назвать место, где работает кассир.

Например, помещение бухгалтерии или кабинет № 4 (см. образец положения о ведении кассовых операций выше).

Кто в компании кассир (3). Руководителю надо решить, кто в организации ведет кассовые операции, то есть работает кассиром (п. 4 Указания № 3210-У).

Выбрать этого человека можно только из числа работников компании. Например, нельзя назначить кассиром сотрудника специализированной организации, которой компания передала ведение бухучета.

А вот из работников можно выбрать кого угодно.

Так, если в компании по штатному расписанию нет должности кассира, директор может назначить им хоть главбуха, хоть секретаря. Главное установить ему должностные права и обязанности кассира и ознакомить его с этими правами и обязанностями.

В положение незачем вписывать права и обязанности кассира. И тем более называть его Ф. И. О. Иначе потом придется вносить поправки при каждой кадровой перестановке.

Достаточно сказать, например, что кассиром является работник, который занимает эту должность в соответствии со штатным расписанием и с которым заключен трудовой договор.

Либо установить, что в компании кассиром является бухгалтер по учету зарплаты.

Тогда в должностную инструкцию бухгалтера (или трудовой договор с ним) надо вписать права и обязанности кассира и пусть поставит подпись, что прочитал. При желании директор может быть кассиром и сам.

Если в компании несколько кассиров, то надо выбрать, кто из них старший. Обычно должность старшего кассира также отражают в штатном расписании. Тогда в положении можно ограничиться оговоркой, что в компании кассовые операции ведут старший кассир и кассир.

Какие в компании документы — электронные или бумажные (4). Новый порядок позволяет составлять документы по кассе от руки или на компьютере, на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания № 3210-У).

Можно заложить в положение все возможные варианты. Но сейчас есть неясность, вправе ли организация часть документов оформлять на бумаге, а часть в электронном виде. Кроме того, бумажные документы (кроме приходников и расходников) можно исправлять, а электронные нет.

Поэтому до появления официальных разъяснений безопаснее все делать как раньше. То есть предусмотреть в положении, что приходники, расходники, кассовую книгу, ведомости и т. п. организация составляет в компьютерной программе, а затем распечатывает и хранит в бумажном виде.

Кто оформляет кассовые документы (5). Директор должен назначить того, кто в компании отвечает за оформление кассовых документов, то есть приходников и расходников. Иначе говоря, создает их в программе и распечатывает.

На практике это чаще всего делают сами кассиры перед тем, как получить или выдать деньги. Тогда в положении так и надо сказать. Ведь возможен и другой вариант: главный бухгалтер распечатывает приходник (расходник), ставит на нем свою подпись, а затем передает этот документ кассиру (п. 5.1 Указания № 3210-У).

Где и сколько времени надо хранить документы (6). В положении надо расписать, как в компании организовано хранение всех документов по кассе (п. 4.7 Указания № 3210-У). Во-первых, сказать о сроке хранения.

Это пять лет (приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Во-вторых — о месте хранения. Обычно это бухгалтерия. Но можно предусмотреть, к примеру, что документы старше трех лет передаются в архив компании.

В-третьих — кто отвечает за сохранность (сам директор, главбух, бухгалтер).

Как заверяется доверенность на получение или внесение наличных (7). В положении надо сказать, каким образом в компании заверяются копии доверенностей, по которым кассир выдает наличные из кассы. Поясним, о чем речь.

Если кассир выдает деньги кому-то по доверенности (например, работник контрагента привез товар и забирает наличную оплату за него), то этот документ должен остаться в компании. Кассир прикладывает ее к расходнику.

Но бывает, что доверенность выписывают на долгое время. Или же она дает право сотруднику получать наличные не в одной, а в нескольких разных организациях. Тогда забирать оригинал доверенности у него не надо. Достаточно сделать копию. Она будет лежать у кассира.

В положении надо предусмотреть, как именно заверяется эта копия (п. 6.1 Указания № 3210-У). Самый простой вариант — кассир делает эту копию, ставит на ней дату и подпись.

Ссылка на правила расчетов с подотчетниками (8). В положении лучше всего сделать ссылку на отдельный документ, в котором можно подробно расписать правила расчетов с подотчетниками. Например, на соответствующее положение или приказ руководителя.

Ведь помимо кассовой дисциплины необходимо урегулировать множество моментов, связанных именно с подотчетниками.

Скажем, определить конкретных сотрудников, которые будут тратить деньги компании, перечень тех документов, что подотчетники должны прикладывать к авансовому отчету по тем или иным покупкам, в каком случае компания не возмещает им расходы и т. д.

А вот что стоит указать в положении о ведении кассовых операций, так это срок для утверждения авансового отчета и окончательного расчета по нему. Он может быть любым, на усмотрение директора (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Порядок хранения, перевозки, проверки сохранности денег (9). В положении надо сказать, в каком порядке и в какие сроки компания проверяет, все ли деньги у кассира в сохранности. А также расписать, как их нужно хранить и перевозить (в частности, из банка в офис).

Так, можно установить, что снимать наличные средства со счета вправе только кассир и руководитель. Или главбух в случае отпуска кассира. А перевозить их он должен исключительно на корпоративной машине. В метро и автобусе может случиться всякое.

Если наличные пропадут, то пострадает и компания, и кассир. Обычно с ним заключают договор о полной материальной ответственности чтобы можно было взыскать всю сумму ущерба.

Что добавить в положение об обособленных подразделениях

Компании, в которой есть обособленные подразделения, надо посвятить им отдельный раздел положения. Ведь в этой части тоже требуется урегулировать много моментов. Вот самые важные.

Куда подразделение сдает наличку (10). Новые правила поставили точку в вопросе о кассовом лимите обособленных подразделений.

Предельное значение остатка наличных надо установить для каждого из них, а не только для филиалов и представительств (п. 2 Указания № 3210-У). Исключение — малые предприятия.

Они вправе не устанавливать лимит ни для себя, ни для своих дополнительных офисов.

Порядок расчета лимита для подразделения зависит от того, куда оно сдает наличные: непосредственно в банк или же в кассу головного офиса. Выбранный для допофиса вариант нужно закрепить в положении.

Как передать допофису приказ о его лимите (11). Головной офис должен передать каждому обособленному подразделению приказ об установленном для него лимите.

Речь идет как о тех подразделениях, которые сдают наличность в банк, так и о тех дополнительных офисах, которые передают свои деньги в кассу головного офиса (азб. 6 п. 2 Указания № 3210-У).

В положении надо закрепить порядок передачи этого приказа.

Наиболее простой вариант — чтобы приказ о лимите остатка наличных забрал сам кассир подразделения и расписался об этом на экземпляре, который остается в головном офисе. А самый безопасный — передать приказ лично в руки руководителю подразделения, который сам будет отвечать за то, чтобы отдать этот документ своему кассиру.

Когда и как подразделение передает в компанию свою кассовую книгу (12). В новом кассовом порядке не сказано прямо о том, что любое подразделение компании должно вести свою кассовую книгу. Но есть правило: обособленные подразделения передают организации копию листа кассовой книги (абз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У).

По этой причине безопаснее, чтобы отдельные книги были в каждом допофисе. А в положении надо сказать, в каком порядке копия листа будет передаваться в головной офис и как часто. Оригинал листа передавать не требуется, а требований к оформлению копии в новых правилах нет. Значит, можно установить, что кассир подразделения направляет в центральный офис копию листа по электронной почте.

Что касается срока, то конкретных требований в Указании № 3210-У нет. Здесь главное успеть передать всю книгу к моменту составления бухгалтерской отчетности А потому компания имеет право прописать в положении, что листы книги отправляются раз в месяц, квартал или даже год.

Как утвердить положение

Положение о ведении кассовых операций должен утвердить руководитель компании. Поэтому данный документ удобно оформить в виде приложения к приказу директора (см. образец приказа ниже). Сотрудников, которые непосредственно работают с кассой — главбуха, бухгалтера, кассира, — надо ознакомить с новым положением.

Но их подписи лучше собирать не на распоряжении руководителя и не на приложении, а на отдельном листе (его также можно сделать приложением к приказу) или в специальном журнале произвольной формы. Тогда даже при постоянных кадровых перемещениях вам не понадобится перепечатывать приказ из-за того, что на нем уже не хватает места для подписей ответственных работников.

В приказе упомяните, что новое положение о ведении кассовых операций директор утвердил в связи с вступлением в силу Указания Банка России от 11 марта 2013 г. № 3210-У. А также скажите, что текст положения, разработанного компанией, приведен в приложении к приказу.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/46866-obrazec-polozheniya-o-vedenii-kassovyh-operaciy.html

Кассовая дисциплина в 2019 году: новый порядок ведения кассовых операций

Кассовая дисциплина – это определенные правила работы с наличными деньгами. В 2019 году она должна соблюдаться всеми организациями или индивидуальными предпринимателями. Конечно при условии, что они работают с наличкой. Но не все правила, распространяются на малые предприятия и предпринимателей. Они обязаны их использовать лишь в отдельных случаях.

Порядок ведения кассовых операций существует уже много лет. За его нарушение грозит весомый штраф. Разберемся, кто обязан соблюдать кассовый порядок, на что можно тратить наличную выручку и как обеспечить сохранность наличных денег.

Вести кассу правильно вам помогут:

Воспользуйтесь нашими комплексными предложениями на онлайн-кассы. По выгодной цене вы одновременно приобретаете: ККТ известной модели, программу технической поддержки, электронную подпись, услуги по регистрации в ИФНС, а также договор с оператором фискальных данных. 

Сравнить тарифы и цены ⟶

Как вести кассу в 2019 году

Наличные деньги подлежат строгому учету в компании. Закон обязывает их хранить только в специально оборудованном помещении кассы. Причем к кассовому помещению есть определенные требования. Например, оно должно быть оборудовано металлическими дверьми, сейфом и т. д.

Есть центральные или главные, а также операционные кассы. Последние применяют для ведения непосредственных расчетов с клиентами. Их может быть несколько. В центральной кассе ведется учет наличных, полученных по всей организации в целом.

Все наличные деньги должны быть оприходованы. Эта процедура включает в себя:

1. Оформление приходно-кассового ордера на поступившую сумму
2. Внесение записи в кассовую книгу о том, что деньги были приняты
3. Сдача наличных средств в банковское учреждение.

При продаже товаров за наличные компания или индивидуальный предприниматель обязаны применять контрольно кассовые машины (онлайн кассы). Если наличные приходуются без их применения – это нарушение за которое могут оштрафовать. Эти правила распространяются и на продажу работ или услуг.

Кто обязан использовать порядок ведения кассовых операций в 2019 году

Все организации независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения обязаны соблюдать порядок учета и ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК). Таким образом, он распространяется:

• на организации вне зависимости от форм собственности (государственная, частная и т. д.)
• на индивидуальных предпринимателей, которые принимают наличные
• на организации и ИП, которые работают с кассовой техникой;
• на организации или ИП, которые используют бланки строгой отчетности.

Несколько лет назад порядок ведения кассовых операций упростили. Изменения ведения кассовых операций в 2019 году касаются определенных групп предпринимателей. Ведение кассы в 2019 году в упрощенном порядке касается:

• малых и микропредприятий;
• индивидуальных предпринимателей.

Это следует из пункта 1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Упрощенный порядок заключается в следующем. Малые предприятия и предприниматели вправе не устанавливать лимит остатка кассы. Ко всему прочему предприниматели могут не вести:

• приходные ордера;
• расходные ордера;
• кассовую книгу.

Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 2, абзаце 2 пункта 4.1, абзаце 9 пункта 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Индивидуальным предпринимателям все же лучше вести кассовую книгу и оформлять документы. Ведь обеспечить сохранность и контролировать движение наличности в интересах самого предпринимателя. Например, в спорной ситуации подтвердить выдачу денег под отчет или зарплаты можно будет кассовыми документами.

Какие операции с наличными попадают под понятие кассовой дисциплины

Кассовые операции и работа с наличностью включают в себя:

• прием и выдачу наличных, для чего оформляют приходные и расходные кассовые ордера;
• хранение наличных в кассе;
• соблюдение лимита расчетов наличными;
• ведение кассовой книги;
• сдачу наличности в банк.

Порядок ведения операций по кассе закрепите в отдельном документе. Например, вы можете утвердить специальное Положение о ведении кассовых операций.

Свободные деньги хранят на банковских счетах. Непосредственно в кассе можно хранить ограниченную сумму наличных – в пределах установленного руководителем организации лимита. Малые и микро предприятия могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе. То есть деньги в кассе могут храниться в любых размерах.

Как оформить прием и выдачу наличных

Операции по оприходованию наличных денег и их выдаче оформляют:

• при поступлении денег в кассу – приходным-кассовым ордером (форма КО-1);
• при выдаче денег из кассы – расходным кассовым ордером (форма КО-2).

Приходный ордер

Приходный ордер (ПКО) состоит из двух частей:

• первая – остается у организации и подшивается к кассовой книге;
• вторая (отрывная часть) – выдается лицу, которое внесло наличные.

Ордер может выглядеть так (образец):

Расходный ордер

Расходный ордер (РКО) не имеет отрывной части. Его бланк остается в кассе. В нем указывают:

• ФИО того лица, которое получило наличные;
• основание для выдачи денег (например, заявление);
• сумму цифрами и прописью;
• приложения к документу (если такие есть).

Ордер может выглядеть так (образец):

Ведение кассовой книги в 2019 году

Как вести кассу в 2019 году? Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4. Поступать так должны все организации. Не имеет значения:

• правовая форма организации и ее форма собственности;
• система налогообложения, которую они применяют.

Предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно налоговому законодательству, вправе не заполнять кассовую книгу.

Все поступившие в кассу деньги нужно оприходовать. Тот, кто этого не делает, нарушает кассовую дисциплину. При этом оприходовать деньги – значит отразить их в кассовой книге. Причем именно в том размере, который подтвержден кассовыми документами.

Кассовую книгу заполняют на каждый день в котором были операции с наличными (их приходование или выдача). На каждый день отводится один лист кассы. Оформлять один лист книги за промежуток времени (например, с 10 по 30 марта 2019 года), нельзя.

В книге указывают все поступления наличных и сумму их расхода за календарный день. После этого выводят их остаток. Если деньги в кассу не были оприходованы организацию могут оштрафовать. Причем если подобное нарушение выявлено в нескольких подразделениях организации оштрафуют каждое из них.

Вот образец заполненной кассовой книги:

На какие цели можно расходовать наличную выручку

Наличную выручку от реализации можно расходовать только на строго определенные цели. В противном случае, например, при нецелевой выдаче, это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины.

№	Цели расходования выручки
1	Выплату заработной платы и других начислений работникам
2	Выплату различных социальных пособий (например, по уходу за ребенком)
3	Оплату покупаемых товаров, работ или услуг, приобретаемых за наличный расчет. Исключение – ценные бумаги
4	Выдачу наличных денег под отчет. Например, при направлении работника в командировку
5	Возврат денег, если покупатель отказался от ранее купленного товара или услуги, которые приобретатель оплатил наличными
6	Компенсацию расходов сотрудникам, которые оплатили страховку наличными
7	Выплату наличных средств банковскому платежному агенту или субагенту
8	Личные нужды предпринимателя

На эти цели можно расходовать выручку только от реализации собственных товаров, работ и услуг. Наличные, принятые от граждан в оплату другим лицам, в полном объеме сдавайте в банк. Закон не допускает выдачу наличной выручки на те цели, которые не перечислены выше. Например, они не могут быть израсходованы на передачу займа работнику или оплату аренды недвижимости.

Лимиты расчетов наличными в 2019 году

Расчет наличными возможен только в определенной сумме. В 2019 году она составляет 100 000 руб. по одному договору. Промежуток времени, который прошел, например, между первым и вторым расчетом по одному договору, значения не имеет.

Это правило действует, если расчеты проводят:

• организации между собой;
• индивидуальные предприниматели между собой;
• организации и индивидуальные предприниматели между собой.

Обычные граждане, не зарегистрированные в качестве ИП, вправе рассчитываться друг с другом без каких либо ограничений в любых суммах.

Кассовый лимит

Наличные деньги должны храниться в кассе только в пределах определенной суммы – кассового лимита. Это правило вправе не применять:

• малые предприятия и потребительские кооперативы;
• индивидуальные частные предприниматели.

Его рассчитывает сама организация и согласовывает с банковским учреждением, где открыт расчетный счет.

Лимит считают по формуле:

где:

• СВ – сумма выручки за расчетный период (не более 92 рабочих дней);
• РП – расчетный период (не более 92 рабочих дней);
• СДВ – период между днями сдачи выручки (не более 14 дней).

Сверхлимитную наличность определяют по формуле:

Остаток наличных в конце рабочего дня

–

Лимит наличных, согласованный с банком

–

Остаток заработной платы, которая не была выдана

=

Наличные деньги сверх лимита

В отдельных ситуациях закон позволяет хранить деньги сверх лимитов, согласованных с банковским учреждением. Таких ситуаций две:

1. В день выплаты заработной платы и других начислений по фонду оплаты труда. Наличие сверхлимитных средств допускается в течение 5 дней;
2. Выходные и праздничные дни. Наличные деньги можно сдать в банк в первый рабочий день.

Как обеспечить сохранность наличных денег в кассе

Мероприятия, которые обеспечат сохранность наличных, порядок их хранения, транспортировки, инвентаризации каждая компания разрабатывает самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). За сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. Поэтому при приеме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, нужно:

• заключить договор о полной материальной ответственности;
• взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.

Аналогично поступайте, если обязанности кассира исполняет другой сотрудник по внутреннему совместительству (например, бухгалтер). Все это нужно, потому что кассир – это материально ответственное лицо.

А значит, он обязан возместить работодателю ущерб, нанесенный по его вине, в полном размере. Это следует из перечня, утвержденного постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85, и статей 242 и 244 ТК.

Проверка кассовой дисциплины в 2019 году

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/991-kassovaya-distsiplina-v-2019-godu

Положение о кассовой дисциплине

В положении не нужно дублировать требования из Указания № 3210-У. Достаточно сделать ссылку на этот документ. (1) Подробно надо расписать только те его пункты, которые четко не сформулированы, а также моменты, урегулирование которых Банк России прямо возлагает на руководителя компании.

Где и какая в компании касса (2). Директор компании сам определяет, каким должно быть в компании место для проведения кассовых операций, то есть касса (п. 2 Указания № 3210-У). Можно предусмотреть, что в ней есть зарешеченное окошко, через которое кассир выдает и получает деньги.

А сейф, в котором они хранятся, накрепко приделан к полу. Но если такие предосторожности директор считает лишними, то в положении можно лишь назвать место, где работает кассир. Например, помещение бухгалтерии или кабинет № 4 (см. образец положения о ведении кассовых операций выше).

Кто в компании кассир (3). Руководителю надо решить, кто в организации ведет кассовые операции, то есть работает кассиром (п. 4 Указания № 3210-У). Выбрать этого человека можно только из числа работников компании. Например, нельзя назначить кассиром сотрудника специализированной организации, которой компания передала ведение бухучета. А вот из работников можно выбрать кого угодно.

Так, если в компании по штатному расписанию нет должности кассира, директор может назначить им хоть главбуха, хоть секретаря. Главное установить ему должностные права и обязанности кассира и ознакомить его с этими правами и обязанностями.

В положение незачем вписывать права и обязанности кассира. И тем более называть его Ф. И. О. Иначе потом придется вносить поправки при каждой кадровой перестановке.

Достаточно сказать, например, что кассиром является работник, который занимает эту должность в соответствии со штатным расписанием и с которым заключен трудовой договор.

Либо установить, что в компании кассиром является бухгалтер по учету зарплаты.

Тогда в должностную инструкцию бухгалтера (или трудовой договор с ним) надо вписать права и обязанности кассира и пусть поставит подпись, что прочитал. При желании директор может быть кассиром и сам.

Если в компании несколько кассиров, то надо выбрать, кто из них старший. Обычно должность старшего кассира также отражают в штатном расписании. Тогда в положении можно ограничиться оговоркой, что в компании кассовые операции ведут старший кассир и кассир.

Какие в компании документы — электронные или бумажные (4). Новый порядок позволяет составлять документы по кассе от руки или на компьютере, на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания № 3210-У).

Можно заложить в положение все возможные варианты. Но сейчас есть неясность, вправе ли организация часть документов оформлять на бумаге, а часть в электронном виде. Кроме того, бумажные документы (кроме приходников и расходников) можно исправлять, а электронные нет.

Поэтому до появления официальных разъяснений безопаснее все делать как раньше. То есть предусмотреть в положении, что приходники, расходники, кассовую книгу, ведомости и т. п. организация составляет в компьютерной программе, а затем распечатывает и хранит в бумажном виде.

Кто оформляет кассовые документы (5). Директор должен назначить того, кто в компании отвечает за оформление кассовых документов, то есть приходников и расходников. Иначе говоря, создает их в программе и распечатывает.

На практике это чаще всего делают сами кассиры перед тем, как получить или выдать деньги. Тогда в положении так и надо сказать. Ведь возможен и другой вариант: главный бухгалтер распечатывает приходник (расходник), ставит на нем свою подпись, а затем передает этот документ кассиру (п. 5.1 Указания № 3210-У).

Где и сколько времени надо хранить документы (6). В положении надо расписать, как в компании организовано хранение всех документов по кассе (п. 4.7 Указания № 3210-У). Во-первых, сказать о сроке хранения.

Это пять лет (приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Во-вторых — о месте хранения. Обычно это бухгалтерия. Но можно предусмотреть, к примеру, что документы старше трех лет передаются в архив компании.

В-третьих — кто отвечает за сохранность (сам директор, главбух, бухгалтер).

Как заверяется доверенность на получение или внесение наличных (7). В положении надо сказать, каким образом в компании заверяются копии доверенностей, по которым кассир выдает наличные из кассы. Поясним, о чем речь.

Если кассир выдает деньги кому-то по доверенности (например, работник контрагента привез товар и забирает наличную оплату за него), то этот документ должен остаться в компании. Кассир прикладывает ее к расходнику.

Но бывает, что доверенность выписывают на долгое время. Или же она дает право сотруднику получать наличные не в одной, а в нескольких разных организациях. Тогда забирать оригинал доверенности у него не надо. Достаточно сделать копию. Она будет лежать у кассира.

В положении надо предусмотреть, как именно заверяется эта копия (п. 6.1 Указания № 3210-У). Самый простой вариант — кассир делает эту копию, ставит на ней дату и подпись.

Ссылка на правила расчетов с подотчетниками (8). В положении лучше всего сделать ссылку на отдельный документ, в котором можно подробно расписать правила расчетов с подотчетниками. Например, на соответствующее положение или приказ руководителя.

Ведь помимо кассовой дисциплины необходимо урегулировать множество моментов, связанных именно с подотчетниками.

Скажем, определить конкретных сотрудников, которые будут тратить деньги компании, перечень тех документов, что подотчетники должны прикладывать к авансовому отчету по тем или иным покупкам, в каком случае компания не возмещает им расходы и т. д.

А вот что стоит указать в положении о ведении кассовых операций, так это срок для утверждения авансового отчета и окончательного расчета по нему. Он может быть любым, на усмотрение директора (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Порядок хранения, перевозки, проверки сохранности денег (9). В положении надо сказать, в каком порядке и в какие сроки компания проверяет, все ли деньги у кассира в сохранности. А также расписать, как их нужно хранить и перевозить (в частности, из банка в офис).

Так, можно установить, что снимать наличные средства со счета вправе только кассир и руководитель. Или главбух в случае отпуска кассира. А перевозить их он должен исключительно на корпоративной машине. В метро и автобусе может случиться всякое.

Если наличные пропадут, то пострадает и компания, и кассир. Обычно с ним заключают договор о полной материальной ответственности чтобы можно было взыскать всю сумму ущерба.

Что добавить в положение об обособленных подразделениях

Компании, в которой есть обособленные подразделения, надо посвятить им отдельный раздел положения. Ведь в этой части тоже требуется урегулировать много моментов. Вот самые важные.

Куда подразделение сдает наличку (10). Новые правила поставили точку в вопросе о кассовом лимите обособленных подразделений. Предельное значение остатка наличных надо установить для каждого из них, а не только для филиалов и представительств (п. 2 Указания № 3210-У). Исключение — малые предприятия. Они вправе не устанавливать лимит ни для себя, ни для своих дополнительных офисов.

Порядок расчета лимита для подразделения зависит от того, куда оно сдает наличные: непосредственно в банк или же в кассу головного офиса. Выбранный для допофиса вариант нужно закрепить в положении.

Как передать допофису приказ о его лимите (11). Головной офис должен передать каждому обособленному подразделению приказ об установленном для него лимите.

Речь идет как о тех подразделениях, которые сдают наличность в банк, так и о тех дополнительных офисах, которые передают свои деньги в кассу головного офиса (азб. 6 п. 2 Указания № 3210-У).

В положении надо закрепить порядок передачи этого приказа.

Наиболее простой вариант — чтобы приказ о лимите остатка наличных забрал сам кассир подразделения и расписался об этом на экземпляре, который остается в головном офисе. А самый безопасный — передать приказ лично в руки руководителю подразделения, который сам будет отвечать за то, чтобы отдать этот документ своему кассиру.

Когда и как подразделение передает в компанию свою кассовую книгу (12). В новом кассовом порядке не сказано прямо о том, что любое подразделение компании должно вести свою кассовую книгу. Но есть правило: обособленные подразделения передают организации копию листа кассовой книги (абз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У).

По этой причине безопаснее, чтобы отдельные книги были в каждом допофисе. А в положении надо сказать, в каком порядке копия листа будет передаваться в головной офис и как часто. Оригинал листа передавать не требуется, а требований к оформлению копии в новых правилах нет. Значит, можно установить, что кассир подразделения направляет в центральный офис копию листа по электронной почте.

Что касается срока, то конкретных требований в Указании № 3210-У нет. Здесь главное успеть передать всю книгу к моменту составления бухгалтерской отчетности. А потому компания имеет право прописать в положении, что листы книги отправляются раз в месяц, квартал или даже год.

С чего лучше начать?

Ответ очевиден: начать следует со структуры разрабатываемого документа. Есть два варианта. К примеру, можно отталкиваться непосредственно от содержания базового нормативного акта — Положения N 373-П. В качестве основных в нем выделены следующие разделы:

• правила приема денежной наличности;
• правила выдачи денежной наличности;
• ведение кассовой книги;
• обеспечение порядка ведения кассовых операций.

При необходимости можно дополнить или сократить упомянутые разделы с учетом специфики проведения кассовых операций в учреждении. Но есть и другой вариант структуры положения о соблюдении кассовой дисциплины: выделить в нем то, в чем состоят основные обязанности бухгалтера по соблюдению кассовой дисциплины (см. Письмо ФНС России от 21.12.2011 N АС-4-2/21794@):

• определение лимита остатка наличных денег;
• хранение на банковских счетах в банках (в казначействе) наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег;
• оформление кассовых операций приходными и расходными кассовыми ордерами;
• обеспечение наличия кассовых документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле;
• ведение кассовой книги.

Читатель может заметить, что в обоих вариантах не хватает важного раздела «Расчеты с подотчетными лицами». В принципе он является составляющей расходных кассовых операций. По мнению автора, не будет ошибкой выделить расчеты с подотчетными лицами в отдельный раздел. Не забудем о том, что нам нужно выбрать структуру документа из выше представленных вариантов.

Автор остановится на более простом и доступном первом варианте и дополнит его наиболее важными положениями.

При этом нужно помнить, что оформление и учет кассовых операций в учреждении производится согласно требованиям Положения N 373-П, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

Правила приема денежной наличности

Источник: https://bcoll.ru/414-polozhenie-o-kassovoj-distsipline/