Сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях 2018

Собственный автомобиль перестал быть роскошью и для современного человека является лишь средством передвижения. На рынке услуг преимущество имеют те компании, которые отличаются мобильностью и готовы выполнить заказ клиента в самые кратчайшие сроки. В связи с этим все чаще работодатель ищет сотрудников, готовых предоставить собственный автомобиль для использования во благо компании.

Подобная услуга обходится для бюджета компании в разы дешевле, чем аренда или покупка транспортных средств для работы, и предполагает компенсацию расходов, которые возникают у собственника автомобиля в результате его эксплуатации в служебных целях.

Подобные отношения работника с работодателем предусматривают официальное закрепление, а именно – подписание договора, в котором отображен разъездной характер работ.

Чтобы получить компенсацию за использование собственного транспортного средства, человеку следует обратить внимание на такие моменты: обязательное официальное трудоустройство и наличие в трудовом договоре положений про компенсационную выплату за использование своего личного транспортного средства в интересах компании.

Основания для выплат

Статья 188 российского Трудового кодекса определяет, что в случае использования гражданином в процессе работы персонального имущества, включая автомобиль, он может рассчитывать на определенные выплаты (при условии, что предварительное согласие на это дал работодатель):

• компенсация, которая начисляется за использование имущества;
• компенсационная выплата за износ персонального имущества;
• возмещение расходов, которые были вызваны необходимостью эксплуатации имущества в рабочих целях.

Статья 188 ТК РФ. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Если речь идет про компенсацию, предусмотренную за использование транспорта, принадлежащего работнику, то обычно ее размер является фиксированным и не зависит от количества календарных дней в месяце. Однако, за те периоды, когда сотрудник находился на больничном или в отпуске, компенсация не начисляется.

Расходы же, которые возникают в процессе эксплуатации автомобиля, например, заправка, его ремонт или мойка, компенсируются на основании положений, которые зафиксированы в договоре между работником и работодателем. Именно в этом документе прописываются суммы возмещений, а также условия, на которых компенсация выплачивается.

Сумма компенсации по договоренности может быть выше законодательной нормы, о чем должно быть сказано в договоре.

В разных видах договоров информация может отображаться в разном виде:

Образец технического паспорта автомобиля

Сотруднику в соответствии с действующим законодательством будут возмещены:

• расходы на топливо (бензин, газ и другие горюче-смазочные материалы);
• затраты, связанные с ремонтом транспортного средства;
• за услуги, связанные с мойкой авто и чисткой салона;
• за парковку машины в рабочее время.

Компенсация расходов на горюче-смазочные материалы может производиться на основании чеков, предоставленных работником. При ведении налогового учета сумма подобных затрат не учитывается. Для осуществления выплаты определяется километраж пробега с учетом норм расходования топлива.

Необходимые документы

Для получения сотрудником компенсационных выплатх в случае использования ним личного транспорта для достижения целей компании, в наличии должны быть определенные документы:

• Документ нормативного характера, принятый руководством компании, устанавливающий, что некоторые должности в фирме подразумевают использование разъездного характера выполнения работы, а также условия для начисления компенсационных выплат. К примеру, Положение про подобный характер работы или локальный приказ, определяющий список должностей с разъездным характером работы.
• Должностные обязанности, в которых прописано, что должен делать сотрудник в рамках своего рабочего функционала, и указано, что выполнение обязанностей невозможно без регулярных выездов (к клиентам для переговоров, проведения ремонтных работ и т.д.).
• Соглашение между сторонами трудовых отношений про использование в служебных интересах личного транспортного средства. Допускается оформление соглашения отдельным документом, который является приложением к трудовому контракту, или же оно может содержаться непосредственно в тексте самого трудового договора. В допсоглашении должна быть зафиксирована такая информация:
  • основные характеристики автомобиля (тип, год выпуска, марка, объем двигателя и т.д.);
  • в каком размере будет выплачиваться компенсация;
  • какие расходы будут возмещены владельцу транспортного средства, порядок их расчета;
  • документы, которые нужно предоставить работнику для подтверждения расходов и получения компенсации;
  • порядок осуществления выплат.

  К подобному соглашению прикладывается копии подтверждающих документов:

  • паспорт авто;
  • свидетельство про госрегистрацию;
  • страховой полиса ОСАГО, в который вписан сотрудник, если автомобиль не принадлежит ему на правах собственности.
• Приказ руководства компании (работодателя) про установление компенсации за использование персонального транспорта работника в рабочих целях. Данным документом закрепляется список ответственных лиц и порядок возмещения расходов, связанных с использованием собственного транспорта работником.
• Документы, которые являются подтверждением фактического использования сотрудником личного автомобиля в служебных целях и размер понесенных в связи с этим расходов.

Человек может рассчитывать на возмещение расходов, если предоставит:

• чеки, полученные на АЗС во время заправки транспортного средства;
• квитанции на мойку машины, ее ремонт;
• расчет расходов топлива, исходя из километража.

Для покрытия расходов работника, связанных с эксплуатацией его личного автомобиля в целях компании, необходимы бумаги, подтверждающие такие расходы, а именно:

• квитанции про заправку авто;
• платежные документы, подтверждающие оплату услуг мойки, ремонтных работ и т.д.;
• расчет расходов, которые понес сотрудник, например, расход бензина будет рассчитываться, исходя из количества километров, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива.

Образец свидетельства о регистрации транспортного средства

Процесс получения выплат

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году будет получена работником при условии осуществления следующих действий:

1. С работодателем должна быть достигнута договоренность относительно выплаты компенсации за эксплуатацию авто в рабочих целях.
2. Заключается контракт, на основании которого будут производиться все выплаты.
3. Если при устройстве на работу в трудовом контракте не была зафиксирована договоренность про привлечение автомобиля сотрудника, он должен подать заявление на имя руководителя. В случае же внесения необходимой информации на этапе трудоустройства, подавать отдельно заявление не понадобится.
4. В случае передачи транспортного средства в аренду или длительное пользование, должен быть составлен акт приема-передачи.
5. Для получения компенсации работодателю предоставляются все документы, которые подтверждают сумму расходов, понесенных владельцем автомобиля в процессе работы.

Образец полиса ОСАГО

Как рассчитывается размер возвращаемых финансов

Какой бы режим налогообложения не использовал работодатель, компенсацию за эксплуатацию транспортного средства сотрудника он должен включать в расходы на дату, когда была произведена выплата.

Размер возмещения определяется трудовым договором и дополнительным соглашением к нему, однако, нужно учитывать, что при использовании легкового автомобиля размер компенсации, которая учитывается в расходах, не должен превышать норматив, который утвержден Постановлением Правительства России.

Величина норматива зависит от того, какую мощность имеет двигатель автомобиля. Так, если он составляет до 2 тыс. куб.см – размер компенсации 1200 руб./мес., если же превышает 2 тыс. куб. см – выплата 1500 руб./мес. В случае с использованием грузового автомобиля — размер выплаты не ограничен.

Нужны ли путевые листы

Нередко возникает вопрос, а должны ли быть оформлены путевые листы для выплаты компенсации за использование личного транспортного средства или платить работнику за эксплуатацию его автомобиля можно без дополнительной бумажной волокиты. Специалисты Министерства Финансов РФ склоняются к тому, что заполнять путевые листы нужно обязательно.

Поскольку путевой лист является первичным документом, он будет служить подтверждением того факта, что транспортное средство работника использовалось им для осуществления служебных поездок. В результате ни у кого не возникнет вопросов, были ли обоснованы понесенные расходы.

Путевой лист позволяет не удерживать НДФЛ с той суммы, которая была выплачена в качестве компенсации, а также дает право не начислять на нее страховые взносы. Он также будет необходим для учета суммы компенсации, когда рассчитывается налог на прибыль и единый налог при упрощенной системе налогообложения.

Почему могут отказать

Существует ряд причин, на основании которых работодателем может быть отказано в выплате компенсации работнику за использование ним личного транспорта в рабочих целях, например:

• человек не трудоустроен официально;
• сотрудник отказывается предоставить документы, которые бы доказали размер расходов, которые возникли при использовании личного авто;
• работодатель имеет доказательства того, что машина использовалась ее хозяином в личных целях;
• утеряна какая-либо бумага из пакета необходимых для выплаты документов, в результате работник не может доказать свое право на получение компенсации.

Важные нюансы

На что стоит обратить внимание при заключении договора, в котором закреплено условие использования личного транспорта в служебных целях работником с дальнейшей компенсацией понесенных затрат:

• на получение компенсации сможет рассчитывать только работник, с которым подписан трудовой договор, закрепляющий за ним право получения возмещения;
• транспортное средство может предоставить не только его владелец, но и человек, который управляет ним по доверенности (такой сотрудник также может рассчитывать на компенсацию расходов на заправку и ремонт автомобиля);
• если работодатель сомневается в том, нужно ли платить компенсацию за эксплуатацию авто или проще выдать сотруднику премию, он должен помнить, что выплата премии предполагает уплату НДФЛ и социального взноса, а это дополнительные расходы, которых можно избежать.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://jurjur24.ru/kompensacija-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-celjah-v-tekushhem-godu/

Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника – НалогОбзор.Инфо

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

Ответ: да, можно.

https://www.youtube.com/watch?v=fuscH560T6k

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.

Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007).

Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?

Ответ: да, может.

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

• председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);

• тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

• копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);

• копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

Ответ: да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

• не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

• подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;

• свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;

• обосновывающие расчет суммы компенсации;

• подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/doplaty_nadbavki_kompensacii/kak_oformit_i_otrazit_v_bukhgalterskom_uchete_kompensaciju_za_ispolzovanie_lichnogo_avtomobilja_sotrudnika/45-1-0-1152

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 – Evle

Во многих организациях есть целая группа сотрудников, которая не работает в офисе, а постоянно находится в разъездах – к примеру, торговые представители, менеджеры по продажам, выездные специалисты и т. д. Их эффективность, помимо профессиональных качеств, напрямую зависит от того, насколько они мобильны.

Поэтому, если у компании есть такая возможность, она выдаёт своим работникам служебный транспорт, но если нет – сотрудники используют личный.

Однако, при правильном оформлении таких отношений с работодателем выгоду получат оба, поэтому об этом и о компенсации ГСМ за использование личного автомобиля в служебных целях стоит рассказать подробнее.

За что можно получить компенсацию

Компенсация за пользование личным автомобилем в служебных целях обязательно должна начисляться работодателем своему работнику согласно этой статье Трудового кодекса РФ. Но для этого между обеими сторонами должно быть заключено специальное соглашение, о котором подробнее будет рассказано далее.

А пока стоит сразу отметить, на возмещение каких расходов может претендовать владелец автомобиля:

1. Амортизация.
2. Техническое обслуживание.
3. Ремонт, в том числе и капитальный.
4. Оплата бензина, который приходится заправлять на АЗС.
5. Покупка смазочных материалов.
6. Расходы на страхование.
7. Оплата помощи третьим лицам, если владелец транспорта причинит им вред на нём. Подробнее об этом можно прочесть в 644, 646 и 648 статьях ГК РФ. Все доступны по ссылкам.

Здесь важно сказать, что компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях – это сумма, рассчитываемая из следующих данных:

1. Сколько дней отработал сотрудник.
2. Какие ежедневные расходы на содержание транспорта установлены в соглашении, если есть такой пункт. Без него цифра будет рассчитана на основе документов, подтверждающих эксплуатацию автомобиля.

Деньги выдаются за отработанный период, из которого обычно исключены:

1. Больничные при наличии больничного листа.
2. Отпуска.

Пошаговая инструкция оформления компенсации

Для того чтобы получить официальное подтверждение о том, что компенсация за использование транспорта работнику будет выплачиваться, нужно выполнить следующие условия:

1. Подать заявление, если условие использования автомобиля в служебных целях не было прописано изначально в трудовом договоре.
2. Передать документы, подтверждающие владение транспортным средством – ПТС и доверенность.
3. Договориться с работодателем. Этот этап самый сложный, потому что участие в решении всех вопросов об условиях употребления транспорта принимают обе стороны договора. Для каждого он должен оказаться максимально выгодным.
4. Заключить договор и оформить соответствующий приказ.
5. Создать акта приёма-передачи, в котором будут все данные о транспорте и отмечен факт его передачи.

Соглашение

Как было сказано ранее, для получения компенсации за использование личного имущества для служебных поездок важно заключить соглашение между работодателем и владельцем транспорта.

Регламентирует этот процесс статья 642 ГК РФ, по которой основным документом в нём оформляется договор аренды автомобиля на установленное время.

Это самый распространённый вариант развития событий, хотя момент использования личного автомобиля для работы можно изначально отметить в трудовом договоре. Пособия сотрудника это не лишит.

В договоре прописывается, что арендодатель временно предоставляет свой автомобиль арендатору за установленную плату, в которую не входят услуги водителя и вообще управления этим транспортом. А также туда вносится информация о:

• Длительности использования.
• Периодичности. Этот пункт важен, чтобы поездки в командировки не засчитывались.
• Обязанностях, которые работник должен будет выполнить во время использования автомобиля – должностные инструкции.
• Сумме компенсации и за что именно она будет возмещена – затраты на ремонт, заправку топлива и т. д. Также принцип её расчёта, если точная сумма не указывается, потому что такая возможность есть. Обычно это либо приравнивание ежемесячной выплаты к амортизации, либо установление расценки за 1 км служебного пробега.
• Все важные характеристики самого автомобиля – год выпуска, марка, модель, износ, рабочий объём двигателя и т. д.

На основании уже другой статьи, 188, издаётся приказ о компенсационных выплатах, где отмечается, за что именно будут выплачиваться деньги. Форма приказа произвольная, с примером можно ознакомиться по ссылке.

Получение компенсации после оформления

После того как соглашение было оформлено, по прошествии установленного в нём срока, сотрудник из персонала может рассчитывать на возмещение. Но не всё так просто. Сначала нужно будет доказать, что он действительно использовал автомобиль для выполнения служебных обязанностей. А для этого потребуется сохранить, чтобы потом передать в бухгалтерию, ряд документов:

1. Копию техпаспорта, заверенную нотариусом.
2. Любые бумаги, которые подойдут для бухгалтерского учёта, чтобы подтвердить расходы. В первую очередь, это чеки с автозаправочной станции за заправку, мойку, акты, оформляемые при ремонте, любые накладные и другие платёжные документы.
3. Путевой лист, где отмечается ежедневный маршрут, пробег и рабочее время. Это основной документ, который подтверждает, что автомобиль использовался именно для выполнения служебных обязанностей. Все данные, которые должны быть в путевом листе, отмечены здесь.

В бухгалтерском учёте расходы на компенсации за использование транспорта вносятся в счёт 73.

Далее порядок действий следующий:

1. Руководитель компании оформляет справку с количеством отработанных дней.
2. Она заверяется ответственным лицом в том подразделении, где работает сотрудник с автомобилем.
3. Расчётный бухгалтер составляет справку-расчет. Сделать это необходимо до 3 числа следующего за отчётным месяца.
4. Эта справка ежемесячно передаётся руководителю отдела, в котором работает лицо, претендующее на компенсацию. На основе этого документа тот оформляет приказ о выдаче средств.

Они будут выданы вместе с зарплатой. Если бухгалтерия будет предлагать их выдать вместе с премией, от такой возможности рекомендуется отказаться.

На какую сумму можно рассчитывать

Компенсации за использование личного автомобиля могут оказаться следующими:

• За легковые авто – по 400 рублей за каждый день работы, до 8 000 рублей каждый месяц.
• Мотоциклы – до 4 000 рублей при условии, что за каждый рабочий день выплачивается до 200 рублей.

То есть максимальное количество рабочих дней в месяц, за которые в норме можно компенсировать расходы – 20. И это не первый нюанс, который нужно учесть при расчёте возмещения. Об остальных – в следующем разделе.

Налогообложение

Это один из самых сложных вопросов, касающихся выплаты компенсации за использование автомобиля в служебных целях, и причин для этого несколько, основная из которых — путаница в видах налогов и расчётах выплаты. Поэтому каждому виду будет посвящен свой подраздел.

Для начала стоит сказать, что речь будет идти о двух разных налогах, несмотря на то, что налоговый агент один и тот же:

• Организации выплачивают налог на прибыль.
• Сотрудники — НДФЛ, а также делают страховые взносы.

Также стоит упомянуть, что вносится в расходы сразу, а что — нет:

• Если компенсация прописана в трудовом договоре, то она записывается сразу в расходы.
• Расходы, когда машины заправляются ГСМ, входят в состав компенсации и не рассчитываются отдельно.
• Компенсация за дни простоя также не включается в расходы.

Компенсация по договору аренды с неустановленной ежемесячной суммой

Это значит, что расчёты производятся ежемесячно на основе переданных в бухгалтерию документов и выбранной изначально системы вычислений.

Здесь для определения необходимости налога пригодится текст закона.

В Постановлении Правительства, прочесть которое можно по ссылке, описаны базовые категории средств передвижения, где налогообложение вычитается из определённой суммы на основе объёма двигателя.

Если компенсация меньше них, то с суммы не уплачиваются никакие налоги и она вся записывается в расходы, если больше — с превышения платятся обычные налоги. Так, в 2019 году ограничения получились следующие:

• 2 400 рублей при объёме двигателя до 2 тыс. кубов у легкового автомобиля.
• 3 000 рублей, если объём двигателя превышает указанный выше объём.
• 600 рублей за мотоциклы.

Грузовой транспорт не имеет таких норм, поэтому за его счёт налог на прибыль не снижается. Подробнее об этих критериях также можно прочитать в Приказе Минфина России по ссылке.

Страховые с компенсации не выплачиваются, а вот об НДФЛ стоит сказать. В соглашении помимо принципа расчета компенсации будет отмечена максимальная её сумма. Если выплата после всех расчетов окажется меньше этой границы — НДФЛ не выплачивается, если больше — оплачивается только с превышения как обычные 13% для резидентов и 30% для нерезидентов.

Компенсация по договору аренды с установленной ежемесячной суммой

Если в договоре аренды указана строгая ежемесячная выплата ниже установленной законом, то компания может снизить базу налога на прибыль за её счёт. С превышения налог необходимо заплатить. Говоря об НДФЛ — он платится только с превышения установленной в соглашении компенсации, если сотрудник доказал, что он потратил больше и ему доплачивали.

Насчёт того, выплачивается ли она за весь месяц или из неё вычитаются дни простоя, согласия даже в законодательстве нет. Но размер компенсации рекомендуется снижать на количество неиспользованных дней.

Действия ИФНС при проверках

Здесь важно сказать, что по закону, с 2017 года возмещение можно будет получить только после того, как за него окажутся выплачены налоги.

Есть ещё один важный момент — при расчёте возмещение за использование транспорта необходимо установить такую сумму, чтобы налоговая не приняла эти средства за намеренное списание средств для снижения налоговой базы.

Поэтому выплаты по возможности должны быть приближены к установленным законодательством суммам или иметь весомые подтверждающие такой размер возмещения документы.

ИФНС может сделать возврат компенсации из расходов в налоговую базу при проведении проверок. Причина проста – отсутствие документов, которые подтверждают все включённые в выплату расходы, то есть чеков за ГСМ, паспорта транспортного средства и т. д.

Оспорить это решение налоговой службы можно только в суде. А также сложности возникают, если сотрудник пользуется автомобилем по доверенности. Поэтому со стороны компании можно:

• Взимать налог на доходы физлиц и процент на страховые взносы со всей компенсации.
• Не делать этого и попробовать отстоять позицию в суде.

Выплату возмещения за использование персонального автомобиля в служебных целях оформить не так легко, но всегда допустимо — этот способ работает. Особое внимание нужно будет уделить сбору документов и их оформлению, потому что их неправильный подбор, неточные формулировки и ошибки в расчётах навредят как владельцу авто, так и его работодателю при расчёте налоговых выплат.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 Ссылка на основную публикацию

Источник: https://evle.ru/buhgalterskij-uchet/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-tselyah

Компенсация со стороны закона

Есть несколько моментов, которые должны учесть обе стороны – наниматель (он же – работодатель) и потенциальный работник:

• При заключении трудового договора в нём должно быть предусмотрено использование личного автомобиля в рабочих целях.
• Работодатель может составить договор аренды. Получится так, что организация будет арендовать автомобиль у его владельца-работника организации.
• Есть возможность заключать разовые договоры на оказание услуг по перевозке. Неудобства появятся в том случае, если потребуется постоянность.

Как видите, здесь всё предельно понятно.

Компенсация расходов и за что она полагается

Любые компании, заключившие договор с сотрудником на собственном автомобиле, которые хотят в дальнейшем использовать его в служебных целях, обязаны покрывать следующие затраты со стороны сотрудника:

• Бензин (или ДТ);
• Ремонт, если автомобиль сломался;
• Парковка, мойка а/м в рабочие часы.

Если хотите подойти к вопросу максимально грамотно, чтобы в дальнейшем у налоговой не возникало никаких вопросов по всем операциям, то должны быть предоставлены сопутствующие документы в подтверждение износа личного авто, возмещена тех или иных расходов.

К таковым можно отнести:

• Правильно составленный трудовой договор, где чёрным по белому написать об использовании личной машины сотрудника в служебных целях.
• Подтверждение того, что ТС реально числится как собственность сотрудника (достаточно технического паспорта).
• Взять за привычку составление справки-расчёта, где будет указана сумма компенсации, подтверждённая необходимыми документами. К ним в данном случае можно приравнять, как квитанции, так и накладные, и даже чеки.
• Издание приказа от руководителя о том, что затраты сотруднику действительно компенсируются в необходимом объёме.

pixabay.com

На какую компенсацию можно рассчитывать сотруднику?

Если авто используется по соглашению (обратите внимание именно на это слово), то работнику нужно выплачивать денежные средства. И даже если предполагается разовая поездка, которая больше никогда не повторится.

Но какие же конкретно суммы полагаются? В связи с тем, что ничего подобного об этом в законодательстве не написано (в частности, в ТК), то и суммы здесь могут быть крайне индивидуальными.

То есть, заключая договор, обе стороны должны самостоятельно договориться между собой о сумме, достаточной для покрытия всех расходов.

С другой стороны, есть налоговые и рекомендации от данного органа, где советуют рассчитывать компенсацию с учётом следующих факторов:

• Как часто используется автомобиль или иное транспортное средство (например, мотоцикл);
• Срок полезного использования.

В связи с тем можно прийти к выводу, что работодателю есть смысл внести в соглашения хоть какую-нибудь формулу для проведения расчётов. Как вариант, это могут быть расценки словно в такси – за каждый километр пути. Собственно говоря, при необходимости ровно там же Вы их и можете «срисовать».

Учитываются ли как-либо компенсации?

Следует отметить, что согласно законодательству нашей с Вами страны, суммы компенсации никоим образом не облагаются налогами. Как следствие, в отчётах 2-НДФЛ они никак не фигурируют. И страховых взносов не требуют.

Но как же быть, если сотрудник ездить на автомобили по доверенности? Он документально не является его собственностью. Что касается данного вопроса, то никто на него по сей день не может дать корректного ответа. Всё слишком неоднозначно.

С другой стороны, есть налоговый орган, согласно ему и ТК авто должно быть в собственности, тогда о страховых взносах и НДФЛ речи быть не может. С обратной – есть судебная практика и на данный момент она доказывает обратное.

А значит, можно со спокойной душой брать человека на работу, который ездит на автомобиле по доверенности и использовать его транспорт в целях организации.

Есть же у нас ещё и налоговый учёт, с которым далеко не всё так радужно, как хотелось бы. Бухгалтерам придётся учитывать данный вид расходов.

Для двигателя объёмом большее 2 000 кубических сантиметров нормой для компенсации является 1 200 рублей, для двигателей свыше данного показателя – 1 500 рублей.

pixabay.com

В каком порядке происходит возмещение

Здесь тоже имеются различные нюансы. Предлагаем в порядке очереди мельком остановиться на каждом из них:

• На компенсацию могут рассчитывать те из сотрудников, которые работают на автомобиле. То есть, их деятельность включает в себя езду по командировкам, да и в целом является разъездной.
• Необходим личный приказ от руководителя компании – только тогда у сотрудника появляется право на использование личного ТС в целях организации с правом на последующую компенсацию.
• Работники, работающие с доверенностью на ТС, могут рассчитывать на компенсацию ровно в такой же мере, как и те, кто пользуется для этого личным автомобилем.
• Сотруднику необходимо подавать заявления для получения компенсации. В нём необходимо указать, как часто использовалось авто и при каких именно обстоятельствах. К заявлению важно приложить ряд подтверждающих документов:
• Тех. паспорт, свид-во о постановке на учёт, копия документов на транспортное средство;
• Путевой лист;
• Чеки и прочее, что может стать подтверждением факта расходов на бензин/дизельное топливо, прохождение технического обслуживания и так далее.

Можно прийти к следующему выводу, что окончательное решение о том, какая компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году принимается руководством организации. Что конкретно берётся в расчёт Вы уже знаете.

Таким образом, личный автомобиль в целом может стать для сотрудника не только возможностью получить вакантное место, но и зарабатывать немножко больше за его использование. Что касается владельцев компаний – то тут и говорить не о чём, им это очень выгодно.

Оригинал статьи размещен здесь: https://b2bmaster.ru/zakony/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-tselyah-v-2019-godu/

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5c45724cf6cfb300af1c26cb/5c91ea7dd2977000b3e2c5ce

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2019

Многие профессии предполагают разъездной характер работы. Если компания не предоставляет корпоративный транспорт, то сотрудник, использующий для рабочих нужд личный автомобиль, может воспользоваться правом на денежную компенсацию. Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году должна покрыть расходы на бензин и частично на амортизацию автомобиля.

Денежные выплаты осуществляются в том случае, если личный автомобиль используется в служебных целях по договоренности с представителями компании. Разберемся, как оформляется выплата компенсации.

Основания для выплаты компенсации расходов

Нормативное основание для возмещения компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях предусмотрено в стат. 188 ТК.

Здесь сказано, что работник может получить средства не только за регулярное (или разовое) использование своего транспорта, но и за связанные с эксплуатацией расходы.

Это оплата амортизации, а также сопутствующих затрат (на бензин, мойку, ремонт, парковку и пр.).

Размер выплат определяется в отдельном соглашении. Документ составляется работодателем и сотрудником в письменном виде. Если соглашение не заключено, работодатель вправе не компенсировать специалисту расходы.

Основания для получения выплаты за использование личного транспорта в 2019 году:

• Локальный нормативный акт (это может быть договор аренды автомобиля или другое соглашение);
• Трудовой договор;
• Должностная инструкция сотрудника;
• Соглашение об использовании личного имущества в служебных целях;
• Приказ руководителя об установлении выплаты.

Образцы:

При подписании соглашения нужно указать, какому сотруднику компенсируется использование автомобиля, какой марки и года выпуска ТС (транспортное средство).

Дополнительно обозначается периодичность, длительность и срок эксплуатации машины; цели и обязанности, для которых требуется личный автомобиль.

В качестве подтверждения факта использования авто в служебных целях работник предъявляет чеки АЗС, квитанции с моек и т.д.

Размер компенсации

По нормам ТК РФ размер компенсации работникам за использование личного транспорта устанавливается в соглашениях с ними. Выплату можно начислять в фиксированной сумме или в зависимости от интенсивности поездок.

Государство предусмотрело нормы списания, которые используются при расчете налога с прибыли. Предельные суммы компенсации на 2019 г. установлены в Постановлении № 92 от 08.02.02 г.:

• Для легкового автомобиля с мощностью двигателя до 2000 куб. см. – 1200 руб. за месяц.
• Для легкового автомобиля с мощностью двигателя свыше 2000 куб. см. – 1500 руб. за месяц.
• Для мотоциклов – 600 руб. за месяц.

Нормативов для грузового автотранспорта не утверждено. Обозначенные параметры являются максимальными при отнесении затрат на расходы в процессе расчета налога с прибыли.

Но работодатель по собственной инициативе вправе выплачивать персоналу и большие суммы. Однако учесть в «прибыльных» затратах удастся только установленные государством лимиты.

Поскольку по грузовому транспорту компенсация не лимитируется, ее можно списать на прочие расходы предприятия в полном объеме (подп. 49 п. 1 стат. 264 НК).

Размеры возмещения командировочных расходов в 2019 году

Расчет сумм производимых выплат

Расчет компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях в 2019 году можно выполнять в твердой сумме. При этом выплата начисляется из фактического времени (в днях) эксплуатации транспорта.

Или можно определять выплату индивидуально по произведенным затратам. Для этого сотрудник предъявляет работодателю подтверждающие расходы документы. Это чеки, квитанции на ремонт, мойку, парковку, ТО, ГСМ и т.д. Важно установить размер возмещения в разумных пределах, чтобы проверяющие не прицепились к необоснованному списанию средств.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для своевременного получения средств работник должен сделать следующее:

1. Написать на имя руководителя работодателя заявление с просьбой о выплате компенсации. Если возмещение предусмотрено в условиях трудового договора, компенсация будет рассчитываться автоматически, а заявление не требуется.
2. Предоставить работодателю документы о праве собственности на транспортное средство – ПТС или доверенность на управление.
3. Заключить с работодателем соглашение об эксплуатации автомобиля – в документе должны быть отражены порядок и размер выплаты компенсации.
4. Составлять акты приема-передачи авто – документ заполняется ежемесячно и подтверждает факт предоставления ТС в аренду.

Налогообложение и страховые взносы

Компенсация за использование личного транспорта НДФЛ не облагается (п. 3 стат. 217 НК). Также не требуется начислять с таких выплат взносы по обязательному страхованию (абз. 10 подп. 2 п. 1 стат. 422 НК). Но только в тех размерах, которые согласованы работодателем и сотрудником. А также при условии, что автомобиль эксплуатируется не в личных целях, а в рабочих.

Пример: Платим сотруднику компенсацию за использование автомобиля, которым он управляет по доверенности. Машина зарегистрирована на жену. Можно ли учесть компенсацию в расходах, облагается ли она НДФЛ? Ответ

Бухучет операций по учету компенсации

Проводки по учету компенсации за использование личного транспорта формируются на затратных счетах. Расходы списываются на те же счета, на которых отражается зарплата персонала. В торговых компаниях это сч. 44, в производственных предприятиях – сч. 20 и др. Рекомендуется выдавать средства работнику в месяце начисления, чтобы избежать сложностей с учетом.

В 2019 году выплаты отражаются такой проводкой:

• Д 20 (44, 23, 25, 26, 29 …) К 73 – начислена работнику компенсация за использование личного автомобиля в рабочих целях.

Про бухучет и налогообложение в бюджетных, казенных и автономных учреждениях смотрите в рекомендации. А какие КОСГУ и КВР указывать при компенсации расходов сотрудникам читайте в отдельной статье.

Пример расчета компенсации

В 2019 г. менеджеру организации назначена компенсация за использование легкового автомобиля в рабочих целях. Порядок и условия использования транспорта оговорены в трудовом договоре с работником. Объем двигателя машины равен 1500 куб. см.

Выплата начисляется в фиксированном размере, который составляет 1200 руб. в месяц. Возмещение расходов начинается с августа. В этом месяце по производственному календарю 22 рабочих дня. Работник находился на больничном с 5-го по 9-ое августа. А значит, компенсации подлежат 17 рабочих дней. Бухгалтер сделает расчет выплаты так:

• 1200 руб. / 22 дн. = 54,54 руб. составляет размер ежедневной компенсации.
• 54,54 руб. х 17 дн. = 927,18 руб. начислено за 17 дней эксплуатации транспорта.

Эта операция обозначена в учете следующей проводкой:

• Д 26 К 73 на 927,18 руб. – отражено начисление компенсационной выплаты сотруднику за использование личного автомобиля.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102882-qqq-07-24-kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-slujebnyh-tselyah-2019