Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений образец скачать бесплатно

На каждом предприятии документация, которая касается деятельности компании, регистрируется и учитывается в специальной тетради. Журнал должен отражать все данные, которые имеют отношение к созданию, оформлению и времени действия любых договоров и соглашений. Его регулярно проверяет Налоговая служба.

Учет касается трудовых договоров, приказов и дополнительных соглашений. Законом установлен процесс заполнения журнала. Ведение тетради не является прямой обязанностью начальника, но значительно упрощает работу кадровой службы во время поиска документации.

Что это такое

Журналом регистрации трудовых договоров называется специальная тетрадь в бумажной или электронной форме, которая используется для учета бумаг, заключенных сотрудниками организации. ГОСТом Р 51141-98 установлено, что регистрация проводится по специальным правилам. Требуется зафиксировать дату создания, отправления и получения бумаги.

Регистрацией называется письменное подтверждение факта создания, отправки или оформления документа в определенную дату. Реквизиты бумаги вносятся в форму в установленном законом порядке.

Если нарушить процесс регистрации, запись не будет иметь юридическую силу, так как данные будут считаться поддельными. Если у документа нет номера и записи, его на предприятии не существует. В 2019 году организациям доступны электронная и бумажная версии журналов.

Чтобы определиться с видом, требуется учесть цели использования:

• если он требуется только для проверки информации, то электронная версия удобнее. Она подходит для ведения архива организации и быстрого поиска сведений по ключевым словам;
• если кроме информационного использования документ требуется для подтверждения получения сотрудниками официальных бумаг, то традиционный журнал будет лучше. В него можно добавить графу для проставления работниками подписей и дат. В бумажный журнал можно добавить строки для подтверждения дополнительных соглашений и документов.

Когда требуется и обязательно ли

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет подтверждать существование договоров и соглашений в случае судебных споров или внутренних проверок. Например, можно проверить порядок учета документации в архиве и вовремя найти несоответствия.

Журнал удобно использовать для оформления справок, для этого достаточно найти по дате необходимые реквизиты документа.

Его часто применяют при составлении статистики и проверки внутренних процессов. Несмотря на множество положительных сторон, организации не обязаны вести журнал.

Разрешено разработать собственную форму документа, обязанности по оформлению лежат на специалисте кадровой службы. Он должен отчитываться перед начальником и получить его подпись.

Журнал заменяется ежегодно у активных компаний. Если документов оформлено немного, разрешено переоформлять документ раз в несколько лет.

Приказом Минкультуры РФ №558 установлено, что старые журналы требуется хранить в архиве предприятия и предоставлять сотрудникам налоговой по их требованию.

Правилами установлено, что менеджер по персоналу или кадровик обязан заниматься ведением и заполнением журнала. На него ложится ответственность за внесение правильных данных и предоставление документа в случае проверки.

Также он несет ответственность за оригиналы трудовых договоров, записи о которых сделаны в журнале. Документ оформляется после получения приказа от руководителя.

В приказе требуется указать:

• сотрудник, который ответственен за журнал;
• способ заполнения журнала, выбранный вариант;
• форму регистрации внутренней документации.

документа

Основой для ведения журнала становится бланк. Он оформляется согласно правилам делопроизводства в России. Предприниматели, которые уже выпускали документы, могут оформить журнал по той же схеме.

Главными требованиями являются:

• жесткая, долговечная обложка любого цвета;
• использование офисной бумаги с плотностью от 60 граммов на квадратный метр;
• на главном листе проставляется название организации полностью. Прописываются даты действия документа;
• все страницы нумеруются;
• первая оставляется пустой или используется в качестве образца для заполнения;
• на второй странице проставляются данные специалиста, который отвечает за ведение журнала. Указываются номер, должность, период, основания для назначения (например, приказ руководителя). Сотрудник заверяет документ подписью;
• каждый разворот остается для данных. Требуется указать номер по порядку, номер трудового договора или дополнительного соглашения, дату, должность и личные данные сотрудника. В конце прописывается структурное подразделение, время действия документа и характер проделанной работы;
• в конце журнала указывается дата закрытия документа. Его требуется прошить, опечатать и сдать в архив. Числа указываются полностью, например, номера дополнительных соглашений и контрактов, которые находятся в документе. Последним вписывается число страниц, должность сотрудника, ответственного за журнал.

Форма бланка

При оформлении журнала у сотрудников возникают трудности с нумерацией и порядком заполнений граф.

Рекомендуется скачать бланк заранее, чтобы не ошибиться в заполнении.

При оформлении рекомендуется учесть несколько нюансов:

• в первой графе, которая называется «Пункт по порядку», вписывается номер и указывается время регистрации. Номер документа вписывать не требуется, этому отведено отдельное место;
• в 3 графе только один столбик, в него вписываются реквизиты документа. Если необходимо вписать дополнительное соглашение, его номер проставляется в 10 графе.

Работодатель имеет право немного изменить форму журнала, чтобы быстрее находить основные и дополнительные документы. Строгой формы законом не установлено, поэтому многие организации разделяют третью графу на 2 маленькие, куда вписывают отдельно главные и второстепенные бумаги.

Это помогает сотруднику кадровой службы держать информацию в одном месте, чтобы в будущем не искать дополнительные соглашения по всему журналу. Главное, чтобы работодатель не удалял обязательные графы.

Как правильно заполнять журнал и его образец

Журналом можно сделать обычную тетрадь с жесткой обложкой, которую от руки разлиновывают на столбцы.

Образец заполнения можно:

На основном листе проставляется дата, когда тетрадь была заведена.

Формат можно изменять как угодно, главное, чтобы остались следующие данные:

• порядковый номер;
• ФИО полностью;
• должность;
• время действия документа;
• приказ или уведомление о выпуске журнала;
• подпись ответственного сотрудника.

Основные ошибки

Если сотрудник или работодатель допустили ошибки в журнале, то его придется закрыть и заводить новую тетрадку. Самой популярной ошибкой является заполнение в первой графе номеров документов, вместо внесения порядкового номера страницы. Это является проблемой при добавлении дополнительных соглашений. В это время большинство сотрудников обнаруживают ошибку.

В конце журнала ставится запись о том, что его необходимо закрыть на основании ошибочного оформления. Затем работник получает от работодателя приказ об издании нового журнала.

Разрешено переписать данные из старой тетради в новую без ошибок. Законодательством не установлено административных штрафов или наказаний за ошибки в журнале, если их обнаружил сотрудник.

Срок хранения

Чтобы правильно хранить бумажные тетради, их требуется нумеровать и прошивать. Это позволит сохранить все листы в журнале. Новые листы также подшиваются и нумеруются по порядку.

ТВсе дополнительные сведения из журнала считаются конфиденциальной информацией, поэтому работодатель обязан учесть правила хранения. Федеральным законом №125 установлен срок хранения 75 лет.

Законодательством запрещено изменять журнал, не зависимо от его форму (бумажная или электронная). Если кадровик или другой сотрудник неправильно заполняет информацию, документ закрывается.

На последней странице ответственный работник указывает причину закрытия документа. О проблеме докладывается руководителю предприятия. Он издает приказ об открытии нового журнала и передает кадровику тетрадку, если выбран традиционный вариант.

Можно внести дополнительные сведения, например:

• изменения условий трудоустройства;
• увольнение;
• перевод человека в другой отдел или на другую должность.

Чтобы оформить дополнительные указания, можно на каждого сотрудника завести отдельную страницу в журнале, где будут стоять реквизиты соглашений.

В электронном виде

Электронный журнал появился несколько лет назад, но уже считается самым удобным способом ведения документа. Однако у него есть свои недостатки, поэтому многие сотрудники предпочитают вести 2 версии: бумажную как основную и электронную в качестве второстепенной.

Чаще всего онлайн версию ведут в MS Excel, который добавляет несколько удобств:

• контроль документов;
• конфиденциальность;
• срочный поиск и формирование копий документов и справок;
• быстрое распечатывание прошлой документации.

Правильное заполнение журнала помогает улучшить функционирование предприятия. Он является подтверждением всех документов. Журнал разрешено составить в произвольной форме, а затем хранить в архиве.

по теме:

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov-i-dopolnitelnyh-soglashenij/

Ведение журнала трудовых договоров и дополнительных соглашений

Ведение журнала, предназначенного для учёта трудовых договоров, не является обязательным, так как трудовое законодательство не дает для этого четкого указания.

Однако наличие подобного документа может оказаться полезным для самого работодателя, и многие ведут журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений по собственной инициативе.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Зачем нужен журнал?

Некоторые пренебрегают ведением журнала регистрации трудовых договоров, считая это пустой тратой времени.

Стоит знать, что наличие подобного документа на предприятии позволит в полной мере подтвердить заключение контрактов с конкретными сотрудниками, а также различных дополнительных соглашений.

Подобная доказательная база может использоваться как для решения внутренних задач, так и для участия в судебных спорах.

В этой статье можно подробно узнать о трудовых спорах.

Журнал позволяет эффективно вести учёт документации, хранящейся в архиве предприятия. Это позволит предотвратить исчезновение или кражу важных бумаг — проблемы, связанные с подобными происшествиями.

При ведении журнала учёта трудовых договоров проводится его замена в ежегодном режиме, однако если с работниками было заключено малое количество контрактов, то один документ может вестись на протяжении нескольких лет.

Форма документа

Ведением журнала учёта трудовых договоров занимается кадровая служба. Документ может создаваться в свободной форме и представлять собой обыкновенную тетрадь с жёсткой обложкой, разлинованной на столбцы. Однако вести журнал можно как в бумажной, так и в электронной форме.

Во втором случае ответственный за журнал человек обязан делать несколько резервных копий после каждого обновления документов, чтобы избежать потери важных для предприятия данных.

Формуляр включает в себя большое количество сведений и даёт возможность упорядочить их, принимая во внимание потребности конкретной организации. С момента оформления журнал становится локальной документацией, которую требуется вести в полном соответствии с действующим законодательством.

Пример ведения журнала:

В обязательном порядке формуляр должен включать в себя титульный лист, утверждённую таблицу, более того, необходимо пронумеровать и прошить документ. В будущем журнал нельзя заполнять в хаотичном порядке. За его ведение должен отвечать конкретный сотрудник, который будет вносить важные для организации сведения в порядке, установленном ТК РФ.

Журнал учёта трудовых договоров часто создаётся на предприятиях с большой численностью штата, в организациях, где кадровые работники знают всех сотрудников поимённо, подобный документ — довольно редкое явление.

Правила ведения

При создании журнала учёта трудовых договоров в обязательном порядке делается титульный лист, на котором проставляется название документа, дата его создания. На следующей странице необходимо прописать сведения относительно лиц, ответственных за ведение конкретного документа.

Обозначается следующая информация:

• Порядковый номер;
• Полное имя кадрового сотрудника, занимающегося заполнением журнала;
• Должность ответственного лица;
• Временной период, в течение которого планируется вести документ;
• Наименование бумаги, играющей роль основания;
• Подпись ответственного за журнал лица.

Стоит отметить, что для удобства использования документа в будущем пронумеровать страницы необходимо в обязательном порядке.

Таблица, где будут прописываться важные сведения, должна включать в себя около 10 столбцов.

Пример, как правильно регистрировать договора в журнале (кликабельно):

Образец, на основании которого чаще всего создаётся журнал учёта контрактов, заключенных с работниками, включает в себя следующие сведения:

• Порядковый номер контракта;
• Точную дату заключения;
• Персональные данные сотрудника;
• Профессию и должность в компании;
• Структурное подразделение, в котором работает специалист;
• Дату заключения и расторжения контракта;
• Характер деятельности.

Скачать бланк журнала бесплатно можно здесь.

Если в частично заполненном журнале обнаруживается серьёзная ошибка, то досрочное закрытие документа является обязательным условием. Чтобы произвести эту процедуру правильно, нужно сделать соответствующую запись на последней странице, после чего указать причину.

Посмотрите видео о том, как правильно прошивать журнал:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!

Источник: https://bizakon.ru/kadry/zhurnal-trudovyh-dogovorov-i-dopolnitelnyh-soglashenij.html

Журнал регистрации трудовых договоров — скачать образец документа

Евгений Маляр

4 ноября 2017

# Бизнес-документация

Зачем нужен такой журнал и как его вести? Бесплатные бланки журналов регистраций.

• Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров
• Особенности ведения и хранения журнала регистрации трудовых договоров

Российским законодательством не предусмотрена обязательность ведения учёта всех заключённых предприятием трудовых соглашений, однако, как показывает практика, наличие исчерпывающей информации обо всех нанимавшихся (даже временно) сотрудниках бывает очень полезной.

Проверяющие органы не станут требовать предъявления такого журнала, но их могут заинтересовать какие-либо данные, найти которые будет намного легче и быстрее при наличии подобных систематизированных записей.

Как их правильно составлять? Строгих правил по этому поводу опять же нет, а есть рекомендации, выработанные на основе опыта и предлагающие наиболее рациональный способ.

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Ведение дополнительных записей, тем более необязательных, может показаться кадровому работнику занятием скучным и излишним, но ощущение порядка (называемое бухгалтерами «ажуром») с лихвой компенсирует эти мнимые неудобства.

Главное достоинства журнала (книги) регистрации трудовых договоров состоит в системности записей, позволяющей находить нужную информацию быстро и беспроблемно.

В противном случае поиск документа будет сопряжён с «перелопачиванием» гор папок и неоправданными потерями времени.

Надобность в выдаче какой-то справки давно уволившемуся работнику или ответе на запрос о периоде и характере занятости сотрудника может возникнуть внезапно, и как раз тогда, когда менеджер по персоналу особенно занят. А ещё бывает, что возникают споры между работодателем и наёмными работниками, и тогда промедление крайне нежелательно, особенно если дело может дойти до судебного разбирательства.

Таким образом, систематизация всех сведений о заключаемых на предприятии договорах представляется важной и нужной задачей.

Традиционно регистрация трудовых договоров, бессрочных и срочных, ведётся на бумаге, в отдельной, достаточно толстой тетради (желательно в твёрдом переплёте).

В настоящее время можно даже иногда приобрести готовые книги, производящиеся отдельными типографиями специально в помощь кадровикам.

При этом весьма полезным представляется параллельное ведение учёта в электронном виде, для чего очень удобны таблицы, составленные в Excel, хотя особо «продвинутые» кадровики могут использовать и другие инструменты.

• Листы бумажного варианта журнала следует пронумеровать, а саму книгу – прошить и опломбировать мастичной печатью, чтобы оставалась возможность контроля изъятия отдельных фрагментов текста.
• Титульный лист содержит название предприятия, наименование самой книги («Журнал регистрации трудовых договоров»), дату ведения документации и номер тома (их со временем может быть несколько).
• Первая внутренняя страница посвящена работнику, ответственному за ведение журнала, а если он меняется, то на ней делаются соответствующие дополнения в виде таблицы (ФИО, должность, приказ или распоряжении о возложении обязанностей).
• Исправление возможных ошибок производится аккуратным перечеркиванием и заверением исправлений (не замазывать корректором, маркером и т. п. – начальная запись должна легко прочитываться).

Начальник отдела кадров может скачать готовый образец, или оформить книгу по своему усмотрению.

Рекомендуемы графы журнала:

• Номер записи (по порядку);
• Дата регистрируемого трудового договора и его номер;
• Отдел или иное штатное подразделение, в которое был зачислен сотрудник;
• Характер занятости (временная, постоянная, по совместительству);
• Дополнительные соглашения;
• Примечания.

Данная система учёта трудовых отношений широко распространена, что на практике доказывает её эффективность. Она же рекомендована для электронной таблицы, дублирующей основной источник в компьютере. Скачать образец журнала регистрации договоров вы можете здесь:

Скачать образец .xls

Скачать образец .doc

Особенности ведения и хранения журнала регистрации трудовых договоров

Не исключено, что через какое-то время обязательность ведения этого вида кадрового учёта будет введена на законодательном уровне, и к этому нужно быть готовым. Пока же опытные кадровики рекомендуют придерживаться следующих правил:

• Нумерацию обнулять в начале года с указанием даты. Так будет легче искать, если в том возникнет надобность;
• За ошибки, допущенные в ведении журнала учёта трудовых договоров, применять санкции к сотрудникам отдела персонала не следует. По закону они могут обжаловать решения о штрафе в суде. Ведение этого журнала не входит в обязанности, указанные в должностной инструкции;
• Срок хранения книги регистрации — 75 лет;
• Изменения статуса срочных договоров находит отражение в журнале учёта;
• Книга заверяется руководителем, для чего используется задняя сторона обложки;
• После заполнения последней страницы журнал пломбируется и сдаётся в архив.

Источник: https://Delen.ru/biznes-dokumentaciya/zhurnal-ucheta-trudovyh-dogovorov.html

Журнал регистрации трудовых договоров – образец 2018

В каждой организации, вся документация, которая заключаются в ходе рабочего процесса, должна быть зарегистрирована в специальной учетной тетради. В данной тетради необходимо зафиксировать все данные, касающиеся создания, принятия и срока действия дополнительных соглашений и договоров (включая договора аутсорсинга на предоставление персонала).

Данный учет касается такой документации, как трудовые договора (включая оформленные на несовершеннолетних сотрудников), дополнительные соглашения и приказы. Ведение такой тетради, не является обязанностью работодателя, но облегчает работу кадровика в отношении поиска доп информации и учета документации.

Одним из важнейших документов, хранящихся в этом журнале, является трудовой договор с главным бухгалтером. Образец 2018 года скачать бесплатно можно в статье по ссылке, равно как и ознакомиться с особенностями его оформления.

Польза от данной тетради, заключается в таких моментах, как:

• хранение документов (все важные данные содержатся в одном документе);
• быстрое решение конфликтов (сокращается время на дополнительный поиск необходимой информации);
• быстрое оформление дополнительной документации, на основе записей из учетной тетради.

В некоторых организациях, ведется несколько тетрадей, которые отвечают за разные виды учета, тем самым облегчая кадровую работу.

Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений

В законодательстве РФ отсутствует закон, который обязывает работодателей вести данную книгу, но существуют определенные правила содержания документов, в которых содержится информация о регистрации всей документации предприятия.

Поэтому, при отсутствии данного документа, могут возникнуть спорные ситуации с представителями проверяющих органов.

С помощью систематизации данных, кадровик ведет постоянный учет, тем самым облегчает себе работу, в отношении выдачи справок для сотрудников и поиска любой информации, которая касается документов.

Форма журнала регистрации трудовых договоров и доп соглашений

Журнал регистрации уведомлений к трудовым договорам, не имеет единой формы в законах РФ, поэтому может быть в бумажном или электронном виде.

Чаще всего, используется бумажная форма уведомлений, в виде плотной тетради. Твердая обложка позволяет продлить время хранения уведомлений и сохранить внешний облик.

На титульном листе тетради уведомлений, необходимо указать название компании и самой книги, а также дату, которая является началом ведения данного документа. На втором листе, нужно указать всю персональную информацию о лицах, которые ответственны за ведение журнала регистрации.

Лучше всего заполнять информацию в виде таблицы, так как ответственные за ведение этого документа могут меняться. В электронной форме уведомлений, также формируется таблица для заполнения.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Как правильно хранить книгу? Для правильного хранения бумажных книг, необходимо нумеровать и прошивать документ, чтобы не потерять часть информации, внесение которой производится в течение всего времени.

Важно помнить, что все доп. сведения, которые содержатся в этой книге, являются персональными данными, именно поэтому нужно учитывать все правила хранения. Согласно ФЗ №125, а именно ст. 22.1, срок хранения составляет 75 лет.

Журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам — образец

Порядок и требования, по заполнению сведений из дополнительных соглашений в учетную книгу, не установлены в законах РФ.

Поэтому, данные сведения, также, не являются обязательными для регистрации в отдельный документ.

Но, ведение регистрационной книги очень полезно для работодателя и работника, например для того, чтобы отслеживать изменение определенных пунктов и страниц трудовых договоров.

Скачать образец

Приказ о назначении ответственного за ведение журнала регистрации трудовых договоров

Регистрационный журнал, является подтверждением наличия всей важной документации, которая оформляется в ходе рабочей деятельности. На основании общего порядка, ведение данной книги производится менеджером по персоналу, кадровым специалистом или бухгалтером, который отвечает за правильность оформления и предоставления при проверке.

Действие учетной книги, подтверждается приказом, который определяет порядок и правила, ответственное лицо и формат ведения.

Образец приказа

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://www.samso.ru/trudovoj-dogovor/zhurnal-registracii-trudovyx-dogovorov-obrazec.html

Журнал регистрации трудовых договоров: правила заполнения и ведения, образец

Отношения между работодателем и подчиненным регулируются трудовым договором. Изменение аспектов взаимодействия (уровня оплаты, условий работы) фиксируется посредством оформления дополнительных соглашений. Данные документы требуют контроля и систематического учета. С этой целью на предприятиях используют журналы регистрации.

Для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров

Законом не обозначена обязательность регистрации соглашений с подчиненными об условиях труда. Однако ведение записей во многом упрощает работу специалистов кадрового отдела, особенно когда речь идет о крупных заводах с большой численностью работников.

В регистр вносятся основные сведения: Ф. И. О. служащего, должность, дата оформления. Этой информации достаточно для составления справок статистики или выписок работникам.

Кроме того, фиксирование сведений о заключенных соглашениях с подчиненными используется при решении споров в судебном порядке.

Учет дополнительных соглашений к трудовым договорам

Законодательством не обозначены жесткие требования в плане фиксирования дополнительных соглашений к контрактам с подчиненными. Книга учета принесет не меньше пользы, чем регистр трудовых договоров: систематическое внесение записей позволит в случае необходимости отследить измененные пункты в трудовом контракте каждого работника, подготовить запрашиваемые справки.

СОВЕТ! Удобно вести общую тетрадь регистрации контрактов с работающими и допсоглашений к ним. Такой учет не только избавит от необходимости заполнения двух книг, но и позволит увидеть полную картину трудовых отношений с каждым сотрудником.

Кто несет ответственность за ведение журнала договоров

Заполнение регистра является частью кадрового учета и возлагается на специалиста отдела кадров по назначению начальника. Данный работник несет ответственность за достоверность вносимых сведений и отвечает за сохранность книги.

ВАЖНО! Срок хранения регистра трудовых договоров в архиве законодательно не определен. Как правило, руководители организаций принимают к сведению требования ФАС: записи в таком случае хранятся в архиве 75 лет.

Правила ведения журнала

Журнал учета трудовых договоров ведется в произвольной форме. Документ представляет собой книгу или тетрадь, страницы которой расчерчены таблицей. Количество столбцов таблицы определяется индивидуально.

Несмотря на отсутствие четких требований к заполнению, при ведении регистра нужно соблюдать правила:

• Обложка – на титульном листе прописывается полное наименование организации, реквизиты, название регистра, дата его начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного за ведение записей.
• Листы – нумеруются при заведении новой книги. На первой странице можно указать правила заполнения регистра или просто пропустить. На второй – перечень лиц, ведущих записи. Оформляется таблицей с указанием порядковых номеров, Ф. И. О. и должностей специалистов, периодов времени, причин поручения регистра, номера приказов о назначении и личных подписей. На последней странице делается запись, что журнал закрыт, опломбирован и передан на хранение в архив. Нужно указать количество заполненных страниц, количество внесенных документов, Ф. И. О. и должность ответственного, номер приказа о его назначении.
• Допустимо ежегодно заводить новую книгу для регистрации договоров и допсоглашений. Такой учет упростит статистическое наблюдение за движением кадров.

Информацию о контрактах с подчиненными вносят в таблицу, графы которой могут содержать следующие сведения:

1. Порядковый номер позиции.
2. Номер соглашения.
3. Дата оформления документа.
4. Дата получения контракта сотрудником.
5. Полное имя и фамилия подчинённого.
6. Номер и наименование структурного подразделения, в которое определен работник.
7. Должность нанятого.
8. Срок действия контракта.
9. Подпись работника.

Приведенный перечень и порядок расположения граф ориентировочный и определяется индивидуально. Часто в таблицу вносят столбцы, в которых регистрируются дополнительные соглашения или сведения о материальной ответственности лица.

СОВЕТ! Допустимо ведение учета договоров в электронном варианте.

По сравнению с бумажными журналами, электронный учет обладает рядом преимуществ: обеспечивает лучшую сохранность данных, не требует архивного хранения, облегчает поиск нужной информации. Недостатками электронной формы журнала является невозможность получения подписей сотрудников, риск сбоя в работе компьютера.

Образец заполнения

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров можно скачать по этой ссылке. Документ содержит таблицу, состоящую из десяти столбцов. Сведения из таблицы охватывают основную информацию из контрактов, а также данные о допсоглашениях.

Вам может быть интересно: Какую ответственность несет работодатель за прием на работу без трудового договора?

Распространенные ошибки при ведении журнала

Наиболее типичной ошибкой при заполнении книги учета контрактов с подчиненными является путаница в столбцах. Например, в первую графу, где нужно указать порядковый номер позиции, вписывают номер контракта. Описки, неправильно указанные даты и другие небольшие ошибки широко распространены.

ВАЖНО! Нельзя вносить в бланк правки. Если допущена ошибка, тетрадь закрывается. Перед сдачей в архив на последнем листе делается пометка, что книга регистрации закрыта по причине ошибочного заполнения.

При обнаружении ошибки допустимо перенести уже внесенную информацию в новую книгу учета, а испорченный регистр уничтожить.

Бланк для скачивания

Перейдя по ссылке, можно скачать бланк журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

(: 3, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://o-kadrah.ru/dokumenty/zhurnal-ucheta-trudovyh-dogovorov

Журнал регистрации договоров в электронном виде. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец и разбор граф

При организации делопроизводства в организации необходимо осуществлять правильную сортировку документов, хранение в соответствии с установленными нормами и сроком. Для каждого типа документов установлена своя длительность сохранности документов. После заключения с сотрудником трудового договора необходимо внести соответствующие данные в журнал учета трудовых договоров.

При организации кадрового делопроизводства довольно часто возникает вопрос: «А нужно ли вообще вести журнал регистрации заключенных с работниками или можно обойтись и без него?».

По большому счету, раз ответственности за его отсутствие не предусмотрено, значит, он и не нужен? Однако этот документ будет полезен в организации, он позволит упорядочить имеющиеся документы и регистрировать все трудовые договора, дополнения к ним и вносимые изменения.

Ведение журнала не позволит потеряться документам, внесенная запись будет означать, что он составлялся и даже если договор будет уничтожен, запись в журнале все-таки останется. К тому же при решении споров с работниками в судебном порядке журнал может понадобиться и его может затребовать суд.

Также ведение журнала может пригодиться и при выдаче справки бывшему работнику при его последующем трудоустройстве. К тому же он может заменить большое количество документов, которые должны храниться в архиве. На крупных предприятиях с его помощью могут составляться различные статистические отчеты.

Данный документ ведет либо менеджер по персоналу организации, либо специалист кадрового отдела

Правило ведения и составления журнала

Так как единой и обязательной формы документа нет, то для этих целей можно применять покупную тетрадь, в которой уже подготовлены все необходимые графы для ведения учета трудовых договоров и от вас потребуется только вносить соответствующие записи. Помимо этого вы можете сформировать его и сами, на отдельных листах А4.

Для длительного хранения журнала обложку следует выбирать из плотных материалов, примерная плотность бумаги – 60 г/кв.м.

Титульный лист должен содержать полное наименование организации или реквизиты индивидуального предпринимателя, дата начала и окончания журнала, а также его название. В первую очередь необходимо пронумеровать страницы.

На второй странице следует указать ответственно за журнал лицо, сделать это можно отразив следующие графы:

• Порядковый номер записи об ответственном лице.
• Период ответственности.
• ФИО и должность ответственного работника.
• Основание, по которому данное лицо было назначено. Это может быть приказ о назначении ответственного лица, изданный руководителем или другой документ.

После этого производится оформление журнала, который может состоять примерно из 11 столбцов, обычно это следующие (перечислим слева на право):

• Порядковый номер в соответствии с хронологией регистрации трудовых договоров. Но это не номер договора, он будет указан далее.
• Дата, когда был заключен договор с работником.
• Номер самого договора или же дополнительного к нему соглашения.
• Инициалы сотрудника (фамилия, имя и отчество).
• Должность или профессия, в соответствии со штатным расписанием организации.
• Наименование структурного подразделения, где трудится сотрудник.
• Дата расторжения договора с работником.
• Характер работы, например, основное место работы или по совместительству.
• Далее идет информация о дополнительных соглашениях.
• Таблица может содержать также и подпись сотрудника.
• Примечание.

На последней странице необходимо сделать надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан, после чего сдан в архив.

При этом необходимо обязательно указать дату сдачи, количество содержащихся страниц, а также номера договоров, указанных в первом столбце.

Затем должна ставиться ФИО и должность ответственного лица, и указываться документ, который наделяет данное лицо быть ответственным (номер и дата документа).

Прием наемного работника оформляется договором.

Документ относится к формам внутреннего документооборота и регистрируется в журнале.

Системный подход позволяет оперативно найти данные о сотрудниках.

Трудовой договор – обязательный документ, составляемый при трудоустройстве работника. Форма является доказательством оформления трудовых отношений. В состав обязательных пунктов документа входят:

Документ обязателен для юридических лиц и ИП. договора разрабатывается работодателем самостоятельно при условии включения в форму обязательных пунктов.

Основание для оформления трудового договора – заявление сотрудника и приказ, составленный работодателем.

Соглашение составляется в 2-х экземплярах. Подписанные обеими сторонами оригиналы формы имеют одинаковую юридическую силу. Один экземпляр выдается работнику, второй хранится у работодателя в течение срока, установленного для архивации документов для начисления заработной платы – 75 лет.

Каждому из оформленных договоров присваивается своя нумерация. Данные присваиваются при регистрации документа в специально предназначенном журнале.

Договора по трудоустройству имеют отдельную от других документов сквозную нумерацию, принятую работодателем.

Традиционно формы разделяют по годам, что находит отражение в номере документа.

Назначение и преимущества ведения такого учета

Ведение журнала регистрации трудовых договоров не имеет обязательного требования согласно законодательных норм. Документ создан для упрощения кадрового учета. Но актуальность и необходимость такого журнала признается кадровиками даже для предприятий с малой численностью сотрудников.

Состав данных журнала имеет краткое описание зарегистрированных договоров. При обращении в организацию бывших работников его наличие облегчает поиск данных. Сведения могут потребоваться для подготовки справок в пенсионный фонд и иные структуры.

Систематизация данных позволяет:

• Вести четкий учет кадрового состава.
• Незамедлительно предоставлять данные работодателю или органам контроля.
• Иметь оперативные данные о работниках с длительным стажем, договора которых находятся в архиве.

Отсутствие формы учета не влечет наложения ответственности со стороны контролирующих органов, но упрощает внутренний документооборот в компании.

Если журнал в качестве первичного документа указан в учетной политике, ведение его обязательно.

По просьбе трудовых инспекций или иных организаций, контролирующих условия труда и заработной платы им может быть предоставлен данный журнал. Сотрудник при получении экземпляра договора расписывается в журнале, что является доказательством наличия у него документа. При утере и повторном обращении работнику выдается дубликат.

Кто занимается ведением данного журнала

При ведении журнала форма определяется в числе других кадровых документов и закрепляется в учетной политике предприятия. Приказ устанавливает электронный либо бумажный порядок ведения и ответственное лицо, на которое возлагаются обязанности заполнения данных. Форма журнала регистрации разрабатывается предприятием самостоятельно.

Традиционно ответственность за ведение журнала возлагается на кадрового работника или менеджера по персоналу. Лицо, составляющее трудовые договора по образцу, разработанному на предприятии, вносит запись в журнал сразу после внесения подписей сторон.

Бумажный вариант ведения

Предприятия преимущественно прибегают к бумажной форме ведения журнала. Документ может создаваться на основе любой книги учета, не имеющей четких наименований столбцов.

Разработкой названий и состава данных столбцов занимается ответственное лицо, которое производит регистрацию документов и поиск экземпляров договоров на основании нумерации. Форма может иметь ограниченный срок ведения (год) либо бессрочное применение при систематизации данных.

Оформление документа начинается с титульного листа. Журнал должен иметь название, дату начала, данные должностного лица, ответственного за ведение формы. Запись ведется по каждому документу отдельно. Аналогично заполнению других журналов учета, пустые строки между записями не допускаются.

Листы формы нумеруются, прошиваются и заверяются руководителем компании. После окончания заполняется последний лист. Указывается дата последней записи, место хранения. Если производится передача документа в архив, заносится запись о передаточном акте – его номере и дате. Лист подписывает ответственное лицо и руководитель.

Правила и образец заполнения

Цель составления журнала – систематизация кратких данных. В стандартном варианте кадровый работник ведет учет по столбцам:

1. Порядковый номер.
2. Дата внесения данных.
3. Регистрационный номер документа.
4. ФИО сотрудника.
5. Занимаемая должность, подразделение.
6. Дата заключения трудового договора.
7. Подпись в получении работником экземпляра договора.
8. Дополнительные соглашения.
9. Примечание.

Примерный образец заполнения журнала (фрагмент):

Источник: https://kapitalists.ru/journal-of-registration-of-contracts-in-electronic-form-the-register-of-employment-contracts-and-additional-agreements-sample-and-analysis-of-the-graph.html